Prix

Prix de la qualité et de la productivité 2001

Sous les auspices de Banque Royale, Ricoh Canada et NORDX/CDT.

La Banque Royale, Ricoh Canada, NORDX/CDT et l'Association canadienne du personnel administratif universitaire sont fiers de présenter les établissements universitaires primés dans le cadre du quatorzième anniversaire du Programme de Prix de la qualité et de la productivité de l'ACPAU:

Dix-sept universités ou groupes d'universités ont soumis 34 projets pour le Programme de Prix de la qualité et de la productivité 2001.  Par région, ont peut en compter 2 de l'Atlantique, 8 du Québec, 15 de l'Ontario et 9 de l'Ouest.  Cela représente une augmentation de 30% par rapport à l'année dernière.  Tant le nombre que la qualité et la diversité des projets soumis par les universités canadiennes étaient impressionnants.  Notons que le 1^er prix a été accordé à un consortium de 64 universités cherchant à rehausser la capacité de recherche.  La collaboration et le partage d'idées ont toujours été au cour de notre association et il nous fait particulièrement plaisir de souligner un projet qui démontre on ne peut plus clairement les avantages de la collaboration.

Un objectif important du Programme est d'encourager la dissémination des idées et le transfert des connaissances. À cette fin, les projets gagnants seront présentés dans la revue University Manager et figureront sur le site Web de l'ACPAU. Ils seront aussi affichés, avec tous les autres projets présentés, sur la page Web consacrée aux meilleures pratiques du Council for Higher Education Management Associations (CHEMA), un consortium de toutes les associations principales telles que l'ACPAU, le NACUBO, APPA, CUPA, SCUP et bien d'autres. Visitez bientôt ce site au www.chemapractices.org.

De nouveau, nous remercions nos commanditaires, La Banque Royale, Ricoh Canada et NORDX/CDT qui contribuent de manière importante au Programme, tant par leur appui financier que par leur participation au processus de sélection.

« PROJET CANADIEN DE LICENCES DE SITE NATIONALES (PCLSN)» (Premier prix)

En janvier 2000, un consortium de 64 universités canadiennes a formé le Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN) et mis de l'avant un projet pilote de trois ans pour rehausser la capacité de recherche universitaire. Grâce à cette collaboration, les universités participantes cherchaient à augmenter de façon importante la quantité, l'étendue et l'éventail des résultats de recherche publiés accessibles aux chercheurs à travers le Canada, à augmenter l'utilisation des formats de publication électronique et à utiliser le pouvoir d'achat et l'influence des universités canadiennes dans un marché de publication académique international dominé par de grandes entreprises commerciales.

Grâce à un modèle novateur de partage des coûts selon l'importance de la recherche des établissements participants, le PCLSN a recueilli 30 millions $ de sources institutionnelles et provinciales. Le projet s'est aussi mérité un prix de 20 millions $ de la Fondation canadienne pour l'innovation, en faisant valoir que l'accès à la recherche de pointe publiée est un élément essentiel de l'infrastructure de recherche au Canada.

Au cours de sa première année d'opération, le PCLSN a:

• mis sur pied une structure décisionnelle et de gestion nationale avec des représentants des bibliothèques universitaires, des administrateurs, des chercheurs et des associations;
• élaboré et fait approuver une entente de principe sur les droits de contenu électronique;
• élaboré une entente type avec les éditeurs en vertu du contexte juridique canadien qui accorde des droits d'utilisation avantageux aux universités et peut être reproduite au niveau régional ou institutionnel;
• lancé un processus de demande de propositions auprès des éditeurs de contenu électronique;
• fait preuve de leadership à l'échelle mondiale dans l'élaboration de nouveaux modèles d'affaires pour sécuriser les ressources de recherche en format numérique;
• accordé des contrats d'une valeur de 46 millions $ à sept éditeurs académiques, sécurisant une masse critique de contenu multidisciplinaire pour tous les participants au PCLSN.

Le PCLSN est une réalisation d'affaires sans précédent pour la communauté académique canadienne. Grâce à sa stratégie et son processus d'approvisionnement national, le PCLSN a obtenu des rabais de 30 à 85% sur le contenu électronique, assurant de la sorte l'accès à des ressources autrefois trop onéreuses pour la majorité des universités. Quelque 650 000 chercheurs et étudiants de 64 universités à travers le Canada ont maintenant accès à plus de 700 périodiques électroniques spécialisés et bases de données scientifiques et techniques, des ressources essentielles à une recherche de classe mondiale et qui permettront aux chercheurs canadiens de rester compétitifs à l'échelle internationale.

École de technologie supérieure (Deuxième prix)

« Système d'information intégré pour la gestion et la consultation des stages et des emplois (GASP : Gestion automatisée des stages et du placement) »

En raison de son programme coopératif obligatoire, le Service des stages de l'École de technologie supérieure (ÉTS) entreprenait, il y a trois ans, de révolutionner son approche pour augmenter la qualité de ses services auprès de ses clients (les employeurs et les étudiants) et diminuer ses frais d'opération.

L'outil retenu, pour améliorer son mode de fonctionnement, est la conception d'un système de gestion informatisée et d'un système « en ligne » de consultation des postes. Ce système devrait supporter  annuellement l'envoi électronique de 15 000 curriculum vitae à 1 200 entreprises, gérer 2 700 entrevues sur le campus et suivre plus de 1 500 stagiaires en industrie.

Pour concevoir un tel système, le Service des stages a mis sur pied plusieurs comités formés de toutes les parties prenantes : les étudiants, les employeurs, les secrétaires, les professionnels,  la Direction de l'École et finalement, le Service de l'informatique et des télécommunications.

Voici les grandes lignes des modules du système GASP :

Module 1 : Système informatisé de numérisation des C.V.  : à chaque session, les étudiants numérisent leur C.V. à l'un des quatre postes de numérisation disponibles pour eux.

Module 2 : Système de gestion pour le Service des stages et du placement :  permet aux secrétaires et aux professionnels de gérer les dossiers étudiants et employeurs, d'afficher les postes, de transmettre les C.V., de gérer les entrevues et d'effectuer le suivi du stage.

Module 3 : Système de consultation : permet aux étudiants de consulter, de postuler et d'effectuer le suivi du placement (affichage, entrevue et embauche) « en ligne » par internet.

Finalement, le système GASP fut implanté à la session d'automne 1999.  Depuis son implantation, près de 2 000 offres de stage ont été comblées et près de 400 ingénieurs ont trouvé un emploi par la voie du système de consultation des postes.   Les frais d'opération ont diminué de plusieurs milliers de dollars (envoi des C.V., les heures supplémentaires, l'engagement de personnel supplémentaire). Jusqu'à maintenant le Service a perçu une satisfaction accrue des employeurs vis-à-vis la rapidité de réception et la pertinence des C.V.  Quant aux étudiants, ils sont ravis d'utiliser un système « en ligne » personnalisé pour eux.

Université de Montréal (Troisième prix)

« Achat en ligne par magasin virtuel »

Dans le cadre d'une révision et d'une rationalisation de ses processus administratifs, l'Université de Montréal a créé et rendu accessible à ses unités administratives un magasin virtuel répondant à leurs besoins quotidiens en biens et services.  Il s'agit d'une place de marché où, chaque unité administrative peut directement commander ses fournitures de bureau, d'informatique, de laboratoire ou autres chez des fournisseurs désignés selon des prix et conditions d'achats négociés dans le cadre d'ententes de partenariat à plus ou moins long terme.

Grâce au magasin virtuel, chaque utilisateur accède par le Web, à partir de son ordinateur, aux sites sécurisés de B2B des fournisseurs agréés, effectue des recherches de produits, consulte les prix institutionnels négociés, choisi et commande directement les produits selon ses besoins.  La livraison s'effectue à la porte selon des critères présélectionnés et le gestionnaire impute les transactions de cartes d'achats à ses comptes budgétaires sur le site Web de la banque.

L'implantation de chaque ligne de produit implique une négociation de prix et de conditions fermes avec les fournisseurs, une prévalidation des sites transactionnels, l'ouverture massive de comptes et la formation personnalisée des utilisateurs.  De plus, pour chaque site transactionnel déployé, des réseaux d'aide d'utilisateurs sont formés afin de créer une première ligne de support auprès de la communauté universitaire.

La mise en ouvre du projet « Achat en ligne » a été soutenue par un important plan de communication et d'information ainsi que par des efforts constants de formation.  La diffusion de bulletins d'information périodiques (section 6) ainsi que la création d'un site Web ont été des facteurs déterminants dans la réceptivité du projet « Achat en ligne » par la communauté universitaire.  Une copie du site www.fin.umontreal.ca est jointe à la section 5.

Les objectifs initiaux sont actuellement réalisés à 60% soit, complétés pour les fournitures de bureau, d'informatique, les articles de quincaillerie et de plomberie et en partie pour les fournitures de laboratoire.  Les délais pour mener à terme le projet sont principalement occasionnés par l'adaptation ou la création chez les partenaires d'affaires, de sites transactionnels correspondant en matière de sécurité et de fonctionnalités, aux besoins d'une institution de l'envergure de la nôtre.

Dalhousie University (Prix régional de l'Atlantique)

« Test de classement en ligne de Dalhousie »

En juillet 1997, le Dr De Meo et le professeur Konok du département de français approchaient les Services informatiques pour trouver une façon de remplacer le test de classement sur place par un examen informatisé. Après avoir identifié puis analysé les logiciels disponibles, nous avons suggéré la création d'un examen accessible par Internet. Le produit a été lancé au printemps 1998 et a permis de classer les 900 élèves de première dans l'une de 30 sections selon leur niveau de compétence en français.

La solution informatisée, gérée par une secrétaire du département, a remplacé l'examen en classe donné par dix instructeurs, chacun d'eux enseignant trois classes d'une trentaine d'étudiants. La version informatique est disponible six mois avant le début des classes tandis que le test en classe avait lieu pendant les trois premières semaines de l'année académique. Il en coûte moins de 1 000 $ par année pour faire rouler la version informatisée comparativement à plus de 10 000 $ annuellement pour l'examen traditionnel.

Voici les avantages du classement en ligne:

• Les étudiants prennent le test de classement avant le début des cours et choisissent la section appropriée selon les résultats compilés automatiquement. On a pu de la sorte récupéré trois semaines d'enseignement.
• Les instructeurs n'ont plus à effectuer ce qui était une tâche administrative fastidieuse. Le temps ainsi récupéré peut être utilisé à des fins de recherche ou à d'autres activités d'enseignement.
• En terme de temps, on évalue les économies annuelles à quelque 10 000 $. Quoique ces économies n'apparaissent pas comme telles au budget, il s'agit de temps que la faculté peut consacrer à d'autres activités.
• Le test est uniforme, ce qui est particulièrement important dans la section orale puisque l'on élimine les subtiles différences de diction d'un instructeur à l'autre.
• Un professionnel a été retenu pour enregistrer les clips audio de la section orale. La diction est plus claire et plus professionnelle qu'elle ne pourrait l'être en classe, présentée par dix personnes différentes.
• L'administrateur du département gère la notation; les étudiants peuvent donc se référer à cette personne lorsqu'ils ont des questions. La charge de travail de l'administrateur ne semble pas avoir été alourdie pour autant. Au contraire, l'accessibilité des résultats a réduit le temps consacré à faire le suivi des notes contestées.
• L'examen informatisé a été conçu de façon à ce que l'administrateur du département en soit le dépositaire, ce qui signifie que la note de passage d'un niveau à l'autre peut être ajustée d'année en année sans que l'examen ne soit programmé de nouveau.
• Des changements mineurs à la programmation ont coûté moins de 400 $ au cours des trois années d'opération.

Cette initiative est donc couronnée de succès. Les choses vont si bien en fait que personne ne songerait à retourner à l'ancien système.

McGill University (Prix régional du Québec)

« Système de publication sur Internet du Web Communication Group (WCG) »

À partir du principal site de l'Université, le McGill Gateway, nous avons mis au point un système de publication sur Internet fondé sur les bases de données qui simplifie le processus de création et de mise à jour des pages web de la communauté universitaire. Bref, la publication sur Internet rendue aisée puisque le logiciel que nous avons créé peut produire des pages complexes avec des programmations très avancées tout en permettant aux propriétaires de contenu de toute l'université de modifier le texte de leurs propres pages web.

Le système du WCG permet d'uniformiser un paysage web très décentralisé, créant un réseau visuellement et techniquement unifié. Grâce à un seul jeu de gabarits pour toutes les pages web, nous produisons des sites web qui ont en commun les mêmes outils de navigation, les mêmes sources de données corporatives, les mêmes feuilles de style en cascade et codes uniformisés. Ceci avantage les usagers et réduit le temps de téléchargement puisque les images de navigation sont rapidement sauvegardées dans la mémoire cache.

Le système WCG part de la base de données, qui contient tous les principaux éléments de chaque page web, y inclus la programmation, les scripts et les graphiques,  puis calcule la relation entre chaque page du système et produit le code HTML et java, de même que les hyperliens. Il produit deux jeux de pages: un premier pour de serveur pré-production et un second pour le serveur de production.

Le serveur de pré-production donne aux usagers la possibilité de visualiser leurs pages et, grâce à une programmation intelligente (CGI, Perl, javascript et HTML dynamique), de les modifier à l'aide d'un simple fureteur web. Une fois la modification apportée, l'usager n'a qu'à cliquer sur un bouton de mise à jour. Ceci modifie le fichier et envoie au réviseur WCG un avis à l'effet que la page a été modifiée. Le logiciel de la base de donnée roule, ce qui produit une version finale qui sera téléchargée au serveur de production.

Carleton University (Prix régional de l'Ontario)

« Site web du Service de développement et des diplômés avec fonctions communautaires interactives en ligne »

Le 1^er octobre 1999, le Service du développement et des diplômés de la Carleton University d'Ottawa a lancé son nouveau programme web pour diplômés. Le programme entendait utiliser les occasions offertes par la technologie WWW afin de resserrer les liens avec les diplômés et d'atteindre plusieurs nouveaux objectifs :

1. Utiliser l'Internet pour rejoindre les diplômés via nos activités de marketing et de prise de contact en ligne.  Quelque 50% des diplômés de Carleton résident à l'extérieur d'Ottawa.  L'un de nos principaux objectifs est donc d'étendre notre réseau localement, à travers le Canada et plus particulièrement aux diplômés qui résident à l'étranger.

2. Créer une communauté d'intérêt via le site web pour diplômés afin d'augmenter l'appui et la participation grâce à des relations informatisées entre diplômés et étudiants.

3. Créer une marque forte en s'inspirant du thème Carleton Café afin de faire en sorte que les diplômés s'y sentent chez eux et qu'ils aient le sentiment que ce site leur appartient. Grâce à un thème unique et à une stratégie de mise en marché correspondante, on peut renforcer l'appartenance au site, à l'université, au contenu et à la direction de cette communauté virtuelle.

4. Utiliser le site web comme outil de mise à jour des données sur les diplômés afin d'enrichir les programmes de bases de données bénévoles. Le service considère ces programmes très importants à la croissance du programme des diplômés dans son ensemble.

5. Créer un bon ancrage pour le développement de relations solides avec les diplômés. Pour ce faire, nous avons créé un environnement qui encourage les visiteurs à y retourner grâce à des applications interactives et collaboratives qui offrent des avantages tangibles et à valeur ajoutée aux diplômés et les incitent à s'impliquer plus avant.

6. Créer un rythme soutenu d'inscription au café et de trafic global. Les objectifs suivants ont été fixés: 100 inscriptions au café, 1 000 sessions et 100 000 visiteurs.  Le trafic provenant de l'extérieur du Canada devrait dépasser ou être égal à 10% des diplômés résidant à l'extérieur du pays.

Le site se compose de deux zones de façon à répondre aux divers besoins de la clientèle. La section publique du site contient des nouvelles, des listes, de l'information sur la cueillette de fonds et les services de placement pouvant intéresser les diplômés plus "passifs". On y retrouve aussi les lauréats de prix destinés aux diplômés et les activités à venir.

Afin de créer un site qui s'adresse aux diplômés plus actifs et d'encourager les diplômés plus passifs à s'impliquer, le développement d'un site avec mots de passe s'avérait essentiel. Le concept final fait référence à une destination virtuelle, The Carleton Café. Les divers éléments et applications du site crée un endroit de réunion interactif virtuel, de la même façon qu'il existe des endroits de réunion physiques sur le campus. Le Café propose des forums de discussion, un engin de recherche, des formulaires de dons en ligne, un babillard d'emploi et un répertoire de cartes d'affaires électroniques,  un babillard, des spéciaux et un programme bénévole en ligne qui comprend des activités de mentorat, de recrutement, etc. Le Service de développement et des diplômés a réussi à lancer avec succès un site destiné à une communauté de plus de 84 000 diplômés.

University of Alberta (Prix régional de l'Ouest)

« Partenariat University of Alberta / Quality Color Inc. »

Préoccupé de l'efficacité et de la viabilité financière à long terme de son Service d'imprimerie et suite aux recommandations d'une analyse Coopers & Lybrand et d'un groupe d'étude interne, la University of Alberta a forgé un partenariat avec Quality Color Inc., une entreprise de services d'imprimerie d'Edmonton.  Deux nouvelles divisions dédiées aux besoins de l'université ont alors été crées: Quality Color on Campus et Quality Source.

Grâce à ce partenariat, l'université n'a pas eu à investir des millions de dollars à la modernisation de son équipement et à la création d'un réseau de reproduction numérique à haute vitesse ; elle a créé un programme de publication de cours géré par les services étudiants; a réaffecté le personnel de ses services d'imprimerie et du magasin central; et récupéré des dizaines de milliers de pieds carrés de superficie très en demande.

Quality Color a obtenu les droits de soumission en régime de concurrence à tout le travail d'impression de l'université et a affirmé sa présence sur le campus avec quatre points de service dédiés, soit trois centres de reproduction numérique haute vitesse et un bureau occupé par quatre représentants. En contrepartie, Quality Color offre des rabais de 3 pour cent sur les travaux d'impression générés par ces unités, en plus de verser une partie de ses profits à l'université, de plus, Quality Color a fait des dons, en nature et en argent, d'une valeur de plus de 535 000 $ en appui à divers projets universitaires.

Les partenaires sont parvenus avec succès à livrer un produit de qualité à des prix compétitifs, rehaussant de la sorte la satisfaction de la clientèle. Suite à une révision et une renégociation de l'entente, le contrat a été étendu à l'acquisition, à l'entreposage et à la livraison JAT de papier de photocopie et autres fournitures de bureau, de même que de certains instruments scientifiques. Cela a permis à l'université de réduire les opérations de son magasin central et de réaffecter cet espace et ces ressources à des fins plus académiques. D'autres économies ont été réalisées grâce à un système de commande, de facturation et de paiements électroniques. Les termes du contrat et la satisfaction de la clientèle sont surveillés par un comité conjoint qui se réunit à tous les trimestres pour suivre l'évolution du partenariat.