Prix

Prix de la qualité et de la productivité 2003

Sous les auspices de RBC Banque Royale, NORDX/CDT et Watson Wyatt.

RBC Banque Royale, NORDX/CDT, Watson Wyatt et l'Association canadienne du personnel administratif universitaire sont fiers de présenter les établissements universitaires primés dans le cadre du seizième anniversaire du Programme de Prix de la qualité et de la productivité de l'ACPAU:

Cette année, dix-neuf universités ont soumis quelque 29 projets au concours des Prix de la qualité et de la productivité de l'ACPAU. La distribution par région montre trois projets de la région atlantique, deux du Québec, onze de l'Ontario et treize des provinces de l'Ouest. Le nombre de soumissions se compare à celui des années passées. Les membres du comité de sélection ont noté la qualité des soumissions et ont regretté ne pas avoir plus de prix à remettre. En plus des neuf gagnants, le comité de sélection a invité trois autres universités (Toronto, Wilfrid Laurier et Windsor) à présenter leur projet pendant le congrès. Cela permettra de mettre en valeur les meilleurs projets et de reconnaître les efforts de ceux qui cherchent à améliorer la qualité et la productivité des services administratifs. Même s'il ne peut y avoir que quelques gagnants, tous les projets soumis cette année méritent certainement une reconnaissance locale tant il est clair que ces projets contribuent sans aucun doute à l'amélioration de la qualité et de la productivité de l'administration des universités concernées.

Un objectif important du Programme est d'encourager la dissémination des idées et le transfert des connaissances. À cette fin, les projets gagnants seront présentés dans la revue University Manager et figureront sur le site Web de l'ACPAU. Ils seront aussi affichés, avec tous les autres projets présentés, sur la page Web consacrée aux meilleures pratiques du Council for Higher Education Management Associations (CHEMA), un consortium de toutes les associations principales telles que l'ACPAU, le NACUBO, APPA, CUPA, SCUP et bien d'autres. Visitez bientôt ce site au www.chemapractices.org.

De nouveau, nous remercions nos commanditaires, RBC Banque Royale, NORDX/CDT et Watson Wyatt qui contribuent de manière importante au Programme, tant par leur appui financier que par leur participation au processus de sélection.

Université York (Premier prix)

« BLACK CREEK REGIONAL TRANSPORTATION MANAGEMENT ASSOCIATION  »

Plusieurs années de consultation et l'élaboration d'un partenariat ont mené à la création à York, en septembre 2001, de la première association de gestion du transport (TMA) universitaire au Canada. En tant que plus important générateur de trafic automobile à Toronto, York a relevé de nombreux défis, dont les coûts en hausse des déplacements des étudiants et des employés.

L'université a saisi l'occasion de jouer un rôle de chef de file dans la création d'une TMA - un partenariat public privé réunissant les entreprises locales, le gouvernement local et les agences de transport qui met en commun les ressources et l'expertise afin de s'attaquer aux problèmes de circulation, de smog et de coûts. Sous le leadership du personnel de stationnement et de transport de York, la Black Creek Regional TMA a vu le jour. L'université et la communauté avoisinante ont pu constater les résultats suivants :

• 3 000 automobiles de moins sur le campus en 2001 et une croissance de moins de 1 % du trafic automobile en 2002, malgré une augmentation de 10 % de la population ;
• report de la construction de deux stationnements, une économie de 33 millions $ ;
• réaffectation des espaces de stationnement à des fins académiques (School of Business, York/Seneca Technology Enhanced Learning Centre) ;
• réaffectation de terrains de stationnement en périphérie qui permettra la construction de 600 maisons en rangée sur un terrain de 35,5 acres, unités qui seront offertes aux membres de l'université ;
• réduction des polluants et des GES évaluée à 68,37 tonnes par jour

La TMA a permis à l'université York d'obtenir :

• un arrêt GO Transit (pour les passagers de York Region) près du campus et un service de navette au gaz naturel ;
• un service autobus rapide pour les passagers interrégionaux ;
• une augmentation du nombre d'autobus desservant le campus à 877 par jour ;
• un service Internet permettant aux étudiants et aux employés de faire du covoiturage et d'obtenir des coupons de stationnement spéciaux pour covoiturage ;
• un programme de retour à la maison garanti en cas d'urgence pour le covoiturage, les usagers du transport en commun et les cyclistes.

York a commencé à partager de l'information avec McMaster, Ottawa et Toronto (Mississauga) afin de voir si le concept de TMA pouvait y être transféré.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Nicole Arsenault
(416) 736-5866
narsenau@yorku.ca

Saint Mary's University (Deuxième prix)

« CLINIQUE DE SANTÉ : MODÈLE DE FINANCEMENT PERMETTANT UN SERVICE AMÉLIORÉ À COÛT MOINDRE »

Les services étudiants de l'université Saint Mary's assurent une panoplie de programmes et de services à une population diversifiée. Ils maintiennent notamment une clinique de santé sur place ouverte aux étudiants, aux diplômés, aux professeurs, aux employés et à leur famille, ainsi qu'aux étudiants handicapés. Quoiqu'il s'agit d'une pratique générale, la clinique offre des sessions de formation et des séminaires sur le mieux-être s'inscrivant dans une approche globale du bien-être.

Les listes d'attente allaient s'allongeant et les étudiants devaient s'absenter des cours pour voir leur médecin. Le représentant étudiant au comité budgétaire de l'université demandait que l'on alloue des ressources additionnelles aux services de santé. Il était évident qu'il fallait faire plus et plus vite. Étant donné les contraintes financières cependant, on ne pouvait améliorer ou augmenter les services sous le modèle de financement existant, où l'université fournissait les locaux et le soutien en plus de payer des appointements aux médecins. La directrice et infirmière éducatrice Jane Collins a proposé un nouveau modèle que le comité budgétaire a mis de l'avant.

Une demande de propositions a été lancée. L'objectif était d'offrir des services améliorés à moindre coût, tout en s'assurant qu'un modèle de soins révisé continuerait de répondre aux besoins d'une communauté diversifiée, l'accent étant placé sur les étudiants, dont le soutien aux étudiants handicapés. Certaines mises à niveau ont été nécessaires afin que l'université puisse directement facturer Nova Scotia Medical Services Insurance (MSI). Le modèle exige que les médecins remboursent une partie de leur facturation à l'université en échange de l'espace, des services publics, des fournitures médicales et du soutien administratif.

Les résultats ne se sont pas fait attendre. La couverture des médecins a augmenté et les services se sont nettement améliorés. Les étudiants n'attendent que quelques minutes plutôt que des heures. Il n'y a plus de liste d'attente et le nombre de visites a plus que doublé en une année seulement. Et cela, tout en réduisant le budget du centre de 30 %.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Keith Hotchkiss
(902) 420-5608
keith.hotchkiss@smu.ca

Consortium des universités de l'Ontario (Troisième prix)

« UNIVERSITÉS ONTARIENNES - PROGRAMME D'ÉVALUATION DE L'ÉTAT DES INSTALLATIONS »

Les 17 universités de l'Ontario gèrent quelque 70 millions de pieds carrés d'installations dont la valeur de remplacement s'élève à environ 18 milliards $. La plupart de ces établissements ont des problèmes d'entretien différé et de renouvellement des immobilisations importants. Les tentatives de mesure de l'ampleur du problème se sont butées aux méthodologies et critères utilisés par les établissements pour évaluer l'état des installations. Et sans chiffres à l'appui, toute représentation pour obtenir des fonds à cet effet n'obtenait qu'un succès mitigé.

Au printemps 1999, les universités de l'Ontario se sont mises d'accord pour entreprendre un audit qui fournirait des données qui pourraient être utilisées tant au niveau des établissements qu'à l'échelle de la province. Un comité directeur formé de membres du Council of Senior Administrative Officers (CSAO) et de l'Ontario Association of Physical Plant Administrators (OAPPA) a lancé une demande de proposition afin de choisir une base de données centrale et une méthodologie commune. VFA a été retenu. Grâce à l'implantation de logiciels de solutions à la gestion de la planification des immobilisations (CPMS), chaque université a maintenant accès à une méthodologie d'évaluation complète des installations et à une approche systématique structurée à l'inspection des bâtiments, ainsi qu'aux meilleures pratiques dans le domaine et à un outil de gestion des données sur Internet.

La première phase (20 %) de l'audit a été terminée en janvier 2001. Les résultats ont été explosifs. Tandis que des études antérieures évaluaient le problème d'entretien différé à 700 millions $ à l'échelle de la province, l'audit de 2001 arrivait à la somme astronomique de 1,8 milliard $. De plus, le logiciel est en mesure de prédire l'augmentation de l'entretien différé à différents niveaux de financement. Au printemps 2001, le gouvernement de l'Ontario remettait aux universités de la province 93 millions $ pour l'entretien différé, une augmentation de 52 millions $ par rapport à 1999/00. Au niveau institutionnel, l'utilisation du programme permet à chaque établissement de recueillir des données précises afin d'optimiser et de prioriser les dépenses d'entretien sur le campus. Ces données donnent un argument de poids à la planification du cycle de vie auprès des cadres supérieurs pour assurer l'avenir des universités.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Darryl K. Boyce
(613) 520-4475
darryl_boyce@carleton.ca

Acadia University (Prix régional de l'Atlantique)

« RESIDENCE ADVANTAGE »

Residence Advantage est une initiative globale visant à rénover de façon homogène et de haute qualité toutes les résidences universitaires, à construire de nouveaux édifices et à revitaliser le système dans son entier. Il s'agit de la première fois qu'une université canadienne a adopté le modèle collégial, tout en s'assurant que ses édifices seront entretenus comme neuf grâce à un programme d'entretien préventif de 30 ans.

Le plan d'origine a été mis au point en utilisant un modèle financier de 30 ans, entièrement transférable. Nous sommes à terminer une base de données de renouvellement des immobilisations pour chaque édifice, qui sera aussi entièrement transférable.

Nous obtenons un système de résidences de première qualité, entièrement branché, sans pareil au pays. Afin de créer une ambiance plus collégiale et familiale dans le système, l'un des édifices rénovés a été divisé en deux et tous les nouveaux édifices accueilleront environ une centaine d'étudiants. Tous les édifices rénovés affichent complet et le premier nouvel édifice a reçu 2,5 demandes pour chaque unité.

Les installations sanitaires ont été refaites et les ratios améliorés. Toutes les résidences comportent de l'ameublement sur mesure, l'accès à Internet haute vitesse (chaque étudiant est pourvu d'un portable). Le service téléphonique local est fourni. Le nouvel édifice est climatisé et chaque étudiant a un lit double. Les chambres étant de qualité hôtelière, cela permettra à l'université d'utiliser ses résidences à longueur d'année.

Les rénovations ont éliminé l'arriéré d'entretien différé associé aux structures. Dans le cadre des rénovations, l'efficacité énergétique a été améliorée grâce à des réfections à l'enveloppe du bâtiment, aux fenêtres et aux systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation. Les coûts d'exploitation seront couverts grâce à l'utilisation pendant 12 mois et la base de données de renouvellement des immobilisations de chaque édifice assurera la rentabilité d'exploitation, les édifices étant entretenus à perfection.

La conception du programme Residence Advantage s'appuyait sur la participation de tous. Un comité de 12 personnes, dont trois étudiants, supervise le projet. Ces étudiants sont appelés à participer à la conception des édifices et de l'ameublement et à l'établissement des tarifs d'exploitation.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Gary Draper
(902) 585-1627
gary.draper@acadiau.ca

Université Laval (Prix régional du Québec)

« LA COLLECTION MÉMOIRES ET THÈSE ÉLECTRONIQUES »

L'Université Laval a procédé récemment au lancement de sa collection Mémoires et thèses électroniques. Ce projet, qui a fait l'objet de nombreuses consultations dans la communauté depuis la formation d'un groupe de travail en 1997, répond à plusieurs objectifs. Il s'agit d'abord d'augmenter la " culture de l'information " chez nos étudiants en leur permettant d'utiliser à leur plein potentiel les technologies de l'information. Les étudiants sont initiés à certaines fonctions avancées de leur logiciel de traitement de texte (feuille de style " ulaval ", utilisation des hyperliens et des signets, insertion d'images, etc.) au moyen d'un cours offert sur la plateforme WebCT. Cette formation leur permet de donner à leurs travaux une structure suffisamment normalisée pour nous permettre de développer des convertisseurs vers un format plus pérenne et plus riche que MSWord. La participation, volontaire, au programme de dépôt électronique suscite beaucoup d'intérêt chez les étudiants. Nous croyons qu'il répond à des besoins : besoin de formation aux technologies du texte, besoin de visibilité pour les mémoires et les thèses. Ce projet a également permis de revoir et d'optimiser le cheminement des mémoires et des thèses, depuis le dépôt initial jusqu'au dépôt final et à la diffusion dans les grands circuits bibliographiques puis à l'archivage.

Les mémoires et les thèses sont convertis en quelques minutes de MSWord vers le format XHTML validé, pour la diffusion rapide, et vers le PDF, pour l'impression. À la demande d'étudiants et de collègues de la Faculté des sciences et de génie, nous avons également développé une autre chaîne de traitement permettant d'accepter aussi les documents soumis en format LaTeX. À moyen terme, nous comptons rétroconvertir tous les mémoires et thèses électroniques en XML, dès qu'une DTD ou un schéma XML, propre aux mémoires et aux thèses, aura fait l'objet d'un consensus international. En attendant, nous poursuivons des tests de conversion avec la DTD XML Docbook. La conformité de nos fichiers avec le protocole de l'Open Archives Initiative (OAI) permet enfin à l'Université Laval de développer une expertise qui lui permettra de diffuser encore plus efficacement, non seulement les mémoires et les thèses mais aussi toute sa production savante.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Guy Teasdale
(418) 656-2131 ext. 3918
guy.teasdale@bibl.ulaval.ca

Consortium des institutions de l'Ontario (Prix régional de l'Ontario)

« SOLUTIONS INFORMATIQUES D'AVENIR : LE SHARED HIERARCHICAL ACADEMIC RESEARCH COMPUTING NETWORK »

Puissance, partenariat et performance sont les trois attributs du Shared Hierarchical Academic Research Computing Network (SHARCNET).

SHARCNET est une installation informatique à la fine pointe qui permet la poursuite de recherches de très haute qualité en sciences, en génie et en affaires, tout en offrant une plate-forme de recherche pour l'étude et l'implantation de ressources informatiques partagées de haute performance.

La puissance de SHARCNET tient à sa capacité de recherche de classe internationale grâce à plus de 400 processeurs Alpha HP/Compaq, 128 processeurs Itanium2 , 48 processeurs Zeon et des ordinateurs multiprocesseurs symétriques.

Le partenariat affaires-université SHARCNET réunit les universités Western Ontario, Guelph, McMaster, Wilfrid Laurier, Windsor, les collèges Fanshawe et Sheridan, ainsi que les partenaires d'affaires Hewlett Packard/Compaq Canada, Nortel Networks, Platform Computing et Quadrics Supercomputing World. Il assure à SHARCNET un environnement de recherche concertée compétitif à l'échelle mondiale.

Des agences de subvention comme la Fondation canadienne pour l'innovation, la Ontario Innovation Trust (OIT) et l'Ontario Research and Development Challenge Fund (ORDCF) ont confiance à la capacité de SHARCNET à gérer les ressources humaines, techniques et financières nécessaires à cette recherche concertée de classe mondiale.

Le partage d'information sur ce réseau informatique haute performance augmente la performance en éliminant les redoublements et en facilitant la recherche novatrice entre experts de renommée internationale.

SHARCNET accélère la production des résultats de recherche, attire et retient du personnel hautement qualifié et relie les milieux académiques et d'affaires afin de continuer à développer l'économie du savoir canadienne.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Carmen Gicante
(519) 850-2550
c.gicante@sharcnet.ca

University of Alberta (Prix régional de l'Ouest)

« RÉALISER LA VISION DE L'UNIVERSITÉ D'ALBERTA GRÂCE À LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE INTÉGRÉE »

En tant qu'établissement fortement concentré en recherche dont la réputation va croissant tant au niveau national qu'international, l'université d'Alberta exerçait une gamme étendue d'activités de planification. On y retrouvait les plans académiques, ceux de recherche et d'immobilisations, de même que divers plans stratégiques mis au point par les unités académiques. Cette approche suscitait plusieurs défis particuliers puisqu'aucun de ces plans n'était relié aux autres ou au processus d'allocation des ressources.

En mai 2000, l'université d'Alberta créait l'Office of Resource Planning. Le mandat de ce bureau était de mettre au point et d'implanter un cadre de planification intégrée qui atteindrait les buts suivants :

• améliorer les activités de planification existantes grâce à un cadre de planification commun de quatre ans
• assurer l'intégration des priorités des facultés, des unités administratives et auxiliaires et des priorités et des buts académiques institutionnels
• rendre la prise de décision et l'allocation des ressources plus stratégiques
• réagir plus rapidement aux occasions stratégiques émergentes et aux défis
• démontrer à la communauté universitaire, au gouvernement et au public l'engagement de l'université à l'imputabilité et à l'amélioration continue
• aider l'université à atteindre sa vision d'être indiscutablement reconnue

En janvier 2001, le bureau des gouverneurs entérinait le cadre de planification intégrée de l'université suivi par l'implantation de plans d'affaires stratégiques de quatre ans en date d'avril 2002.

Le cadre de planification intégrée de l'université comprend :

• une structure et des processus de prise de décision intégrés à la direction supérieure
• un plan d'affaires stratégique de quatre ans et des plans d'affaires stratégiques de quatre ans au niveau des facultés et des principales unités administratives, entièrement intégrés au budget annuel et aux prévisions triennales
• des éléments de planification descendante et ascendante
• des éléments de planification stratégique et d'affaires
• des prévisions, une évaluation des risques et une évaluation environnementale
• des indicateurs de performance pour améliorer la prise de décision et les processus

Le processus de planification intégrée a grandement amélioré la coordination et la prise de décision stratégique à travers les principaux portefeuilles administratifs. De même, il a amélioré la diligence raisonnable lors de l'étude et à l'approbation de projets et d'initiatives majeurs. Les activités des facultés, des unités administratives et des services auxiliaires sont mieux alignées aux priorités stratégiques de l'établissement et finalement, le cadre donne à l'université la capacité de réorienter les ressources de façon plus stratégique selon une méthode ouverte et transparente.

Pour obtenir plus d'informations sur ce projet, veuillez communiquer avec:
Philip Stack
(780) 492-4676
philip.stack@ualberta.ca