Directives de voyages de l'ACPAU

Généralités

Le conseil d’administration a adopté les politiques suivantes sur les déplacements aux frais et pour l’association. L’ACPAU reconnaît que les personnes qui voyagent pour l’association donnent de leur précieux temps.

Admissibilité

Les membres du conseil et ceux des comités permanents ont droit au remboursement des dépenses reliées à des réunions officielles de l’ACPAU ou à des réunions auxquelles ils représentent l’ACPAU. D’autres membres et collaborateurs voyageant à la demande ou au nom de l’ACPAU peuvent aussi avoir droit au remboursement de leurs dépenses, avec approbation préalable du directeur exécutif. Non obstant ceci, les universités sont invitées à financer les frais de déplacement des membres des comités de l’ACPAU lorsque c’est possible.

Cette politique s’applique aussi aux membres du personnel, y inclus les employés contractuels.

Les membres du conseil ont droit au remboursemens des frais reliés à deux réunions par année. Les membres de comité permanent ont droit au remboursement des frais d’une réunion par année. Le directeur exécutif peut autoriser le remboursement des dépenses reliées à une seconde réunion. Les frais reliés à une réunion du conseil ou d’un comité permanent qui a lieu lors du congrès annuel ne sont pas remboursés.

Cette politique s’applique aux représentants de l’association pour tout déplacement supplémentaire au nom de l’association.

Les dépenses des conjoints ne sont pas remboursées.

Autres considérations

Les membres peuvent présenter leurs demandes directement à l’ACPAU. Ils doivent alors présenter les reçus. Les membres peuvent aussi être remboursés par leur établissement. Dans pareil cas, une facture de l’établissement sera payée à l’établissement. Les montants remboursés ne peuvent dépasser ceux qui auraient été remboursés directement en vertu de cette politique.

Lors d’une demande directe, les bordereaux de carte de crédit et les factures d’agences de voyages ne suffisent pas à justifier les dépenses d’hôtel, d’avion ou de train.

Montant remboursé

Les membres admissibles ont droit au remboursement des frais de déplacement aller-retour à l’endroit de la réunion. Des dépenses peuvent être réclamées pour la journée (ou les journées) de la réunion ainsi que pour une journée avant et après la réunion, en autant que tous les efforts sont consentis pour limiter les frais autant que possible.

• Tarif aérien le plus bas pour la circonstance, comprenant les soldes de places, le séjour le samedi soir et les billets à des dates qui se chevauchent. S’il n’y a pas d’aéroport au point de départ, le transfert à l’aéroport le plus rapproché peut être ajouté;
• Coûts de transport par taxi, autobus et services publics raisonnables ainsi que tarif première classe en train;
• Indemnité quotidienne pour les repas selon les directives du Conseil du Trésor, lorsque les repas ne sont pas fournis par l’hôte lors d’un congrès, ou des déplacements en train ou en avion. Les frais remboursés lors des voyages au Canada et aux É.-U. en dollars canadiens et américains à compter du 1 avril 2012 et jusqu’à nouvel avis sont les suivants : petit déjeuner, 15,60 $; déjeuner, 14,85 $; dîner, 40,85$; autres frais, 17,30 $;
• Pour chaque période de voyage de 24 heures où les repas ne sont pas fournis, une indemnité quotidienne de 88,60 $ peut être réclamée;
• L’indemnité quotidienne de 17,30 $ ci-dessus peut être réclamée pour chaque journée à l’extérieur de la ville. Ce montant rembourse les menus dépenses (p. ex. bagagistes, blanchisserie) autres que le déplacement, l’hôtel et les repas;
• Dans le calcul des indemnités quotidiennes, assurez-vous de retirer les frais de minibar, de repas, de cinéma et autres de la facture de l’hôtel;
• Lors d’un repas d’affaires, le montant du repas peut être réclamé en présentant le reçu et en fournissant le(s) nom(s) des invité(s);
• Lorsque vous réclamez l’usage d’un véhicule personnel, la réclamation doit se limiter aux frais qui auraient été déboursés. Par exemple, le tarif aérien à rabais à Toronto peut être de 350 $, et la location d’une voiture pour se rendre à une réunion à Montréal, de 80 $.

De l'information supplémentaire se trouve sous l'onglet «Directrive» dans le formulaire de réclamation de dépenses  ci-dessous.

Politique de voyage révisée – 17 avril 2004