Pourquoi une planification stratégique?

Fondée en 1937, l'ACPAU est une association sans but lucratif représentant les cadres administratifs et financiers de plus d'une centaine d'établissements universitaires et de collèges affiliés au Canada. Les gestionnaires financiers ont toujours été le cour de ce qui est essentiellement une organisation de bénévoles qui s'intéressent à un éventail de plus en plus grand et de plus en plus complexe de questions administratives.

Au cours des dernières années, l'ACPAU a éprouvé des difficultés à remplacer ses membres les plus actifs et à renouveler sa base de bénévoles. Qui plus est, nos membres les plus actifs trouvent de plus en plus difficile de consacrer des énergies aux activités de l'ACPAU. Cette situation a même amené l'ACPAU à entreprendre une étude sur l'environnement de travail dans les universités.

Plusieurs facteurs peuvent expliquer cette situation. Des coupures budgétaires importantes au cours des dernières années ont forcé les établissements à revoir leur structure et leurs modes de fonctionnement, ce qui a résulté en une augmentation considérable des responsabilités et des charges sur un nombre réduit de personnes. Il y a aussi le nombre croissant de retraites. Souvent ces départs ne sont pas comblés de sorte que c'est avec moins d'effectifs que les administrations doivent souvent faire plus ou, au mieux, avec du personnel moins expérimenté. Pendant ce temps, les universités ont du faire face à des augmentations importantes du nombre d'étudiants, et gérer des fonds de recherche en forte croissance. Il n'est donc pas surprenant que nos collègues trouvent de plus en plus difficile de maintenir leurs engagements dans une association comme l'ACPAU.

Dans un tel contexte, les barrières administratives s'estompent rapidement et les gestionnaires des différents secteurs de l'administration sont amenés à collaborer davantage. La gestion des fonds pour l'innovation est un bel exemple de cette collaboration accrue. Les gestionnaires des finances, des approvisionnements, des bureaux de la recherche doivent maintenant travailler en étroite collaboration. L'absence d'une telle collaboration est même vue comme un facteur de risque qui pourrait compromettre la capacité des établissements à compétitionner pour ces fonds et à bien gérer ces fonds importants provenant de diverses sources.

L'ACPAU est toujours le domaine des administrateurs. Mais le terme "administrateur" ne signifie plus uniquement les administrateurs financiers. Il englobe dorénavant toutes les facettes de l'administration universitaire. Comme dans l'exemple précédent, la collaboration est maintenant nécessaire même avec des services qui relèvent de la filière académique, comme les bureaux de la recherche.

Quel sera l'impact de ces changements dans nos établissements membres sur la structure et les modes de fonctionnement de l'ACPAU? Bien que l'ACPAU soit une association de bénévoles, son histoire, ses succès, son habileté à servir les universités de façon concrète, jusqu'à un niveau inégalé parmi les associations nationales, nous obligent à nous assurer que nous sommes capables d'évoluer au rythme de nos membres et de l'environnement. Demeurerons-nous une association de bénévoles ou devrons-nous trouver un meilleur équilibre entre les attentes des bénévoles et le soutien que le siège social doit leur assurer?

Voilà pourquoi il est devenu impératif de réfléchir à la meilleure façon de continuer à servir nos membres.

- Septembre 2002