Conseils sur la planification de votre réinstallation

Pour bon nombre de personnes qui n'ont jamais vécu l'expérience d'un déménagement interurbain, le processus peut s'avérer un mystère et une source de confusion. L'Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU) a ciblé des entreprises de qualité et négocié des tarifs réduits dont peuvent se prévaloir tous les employés des universités et collèges canadiens qui s'apprêtent à déménager, ce qui saura certainement réduire le stress et les dépenses entourant cette démarche. Bien que chaque établissement puisse avoir mis en place ses propres politiques - et nous recommandons que tout employé appelé à déménager se familiarise avec les avantages qui lui sont offerts et les directives pertinentes - les conseils fournis dans le présent document visent à faire en sorte que le processus de déménagement se déroule sans heurt.

Prévoyance

La majorité des professeurs et autres membres du personnel déménagent à la fin du printemps ou au début de l'été. Or, c'est généralement la période la plus occupée de l'année pour les entreprises de déménagement et il y a de nombreux jours durant lesquels tout camion et toute équipe de déménagement seront totalement accaparés. Il importe donc de communiquer avec des services de déménagement très tôt afin d'obtenir des soumissions et d'avoir suffisamment de temps pour étudier diverses options avant de prendre une décision. Dans certains cas, il arrive que la destination exacte ne soit pas connue, par exemple le choix d'une demeure dans une nouvelle ville. Il vaut toujours mieux se renseigner auprès des entreprises de déménagement pour mettre le processus en branle et ensuite fixer la date du déménagement aussitôt que les détails seront confirmés. Ne vous attendez pas à ce qu'une entreprise de déménagement soit en mesure d'accepter une demande de dernière minute.

Évaluation sur place

Afin d'obtenir un prix garanti, vous devrez permettre à un évaluateur de l'entreprise de déménagement de se rendre chez vous et de faire le tour des biens à expédier. Il importe de laisser savoir à l'évaluateur tout ce que vous souhaitez déménager. S'il y a des articles que vous voulez inclure qui ne se trouvent pas sur les lieux ou si vous souhaitez inclure le contenu de votre bureau ou de votre laboratoire, prenez soin d'en aviser l'entreprise de déménagement. Vous avez peut-être décidé de vendre certains objets à l'occasion d'une vente de débarras et voulez par conséquent les exclure de l'évaluation, mais si ces articles s'ajoutent par la suite, l'entreprise pourrait revoir son prix.

Il est fréquent de vouloir que l'entreprise de déménagement fournisse une couverture d'assurance. Il faut renseigner l'évaluateur au sujet des articles de grande valeur. Dans certains cas, il peut demander l'évaluation d'un expert indépendant pour inclure l'article dans la couverture d'assurance. Les bijoux de valeur sont exclus de la plupart des contrats de déménagement. Les ententes de l'ACPAU incluent une assurance valeur à neuf sans frais supplémentaires.

Confirmation des dates souhaitées

Il importe que vous sachiez exactement quels services sont couverts et inclus dans la soumission qui vous est présentée. Les soumissions des entreprises de déménagement retenues par l'ACPAU sont garanties sous réserve d'une marge de 10 %, pourvu qu'il ne s'ajoute pas d'articles dont l'évaluateur de l'entreprise de déménagement n'aurait pas pris connaissance. Renseignez-vous sur les limites des services qui seront fournis et comprenez vos obligations avant, pendant et après le déménagement. Chaque établissement membre a ses propres avantages offerts aux employés qui déménagent et ses propres politiques à ce sujet. Dans certains cas, les indemnités de déménagement ne couvriront pas la totalité du coût du déménagement. Assurez-vous que vous comprenez pleinement la couverture à laquelle vous avez droit et soyez prêt à régler toute portion non payée par votre employeur. Les entreprises retenues par l'ACPAU offrent des conditions de paiement net dans 30 jours aux clients qui se prévalent des ententes négociées par l'ACPAU.

Dès que vous avez choisi une entreprise, communiquez avec elle le plus rapidement possible pour confirmer les dates d'emballage, de chargement et de déchargement dans la ville de destination. Votre entreprise de déménagement doit pouvoir vous donner une plage de livraison, c'est-à-dire un nombre de jours au bout duquel vos biens pourraient arriver à destination et tout de même être considérés comme livrés à temps. Cette plage n'inclut pas les jours fériés ni les dimanches. Vous êtes tenu d'être disponible, dans la ville de destination, dès le premier jour de cette plage de dates pour accepter la livraison. On communiquera avec vous par téléphone 24 heures à l'avance pour planifier l'arrivée du camion avec vos biens. Si vous ne pouvez pas accepter la livraison au moment convenu, le chauffeur peut choisir de décharger vos biens dans un entrepôt local et poursuivre sa route, ce qui occasionnerait des frais supplémentaires pour l'entreposage et la manutention.

Déménagements internationaux

Si vous déménagez au Canada en provenance d'un autre pays, vous devrez passer aux douanes avant que l'entreprise de déménagement puisse livrer vos biens jusqu'à votre domicile. Les biens entrant au Canada seront retenus dans un entrepôt en douane jusqu'à ce que les formalités aient été réglées. Vous recevrez un avis de 24 heures une fois le camion ou le conteneur d'expédition arrivé à destination et il vous incombera de vous présenter au bureau de douanes le plus près avec les documents pertinents afin que les formalités de douanes soient menées à bien. Si vous ne vous présentez pas dans le délai prescrit, des frais supplémentaires seront imputés pour l'entreposage. Les agents de Douanes Canada peuvent, à leur discrétion, décider de retenir tout chargement pour inspection, ce qui supposerait également des frais supplémentaires. L'entreprise de déménagement n'a aucun pouvoir en ce qui concerne le processus d'inspection et les frais qui en découlent ne sont pas inclus dans la soumission d'origine. De 10 à 25 % environ de toutes les expéditions sont inspectées par les agents aux douanes.

Expédition de véhicules

S'il y a des véhicules que vous souhaiteriez expédier à l'occasion de votre déménagement, le meilleur choix consiste à les faire livrer séparément par un autre fournisseur. Ceci suppose d'expédier le véhicule dans un porte-voitures. Votre véhicule pourrait arriver à destination avant ou après le reste de vos biens. Vous pouvez aussi charger la voiture dans le même camion ou conteneur que vos biens ménagers, mais cette option est beaucoup plus coûteuse.

Emballage, chargement et déchargement

Une fois que vous avez convenu des dates pour le chargement et le déchargement, l'entreprise de déménagement devrait vous appeler la veille de chacune de ces étapes pour confirmer le bon déroulement du processus. Il importe que vous soyez bien préparé afin que les diverses tâches puissent se dérouler dans les délais prévus. Si c'est l'entreprise de déménagement qui se charge de l'emballage, indiquez les articles qui ne doivent pas être emballés ni inclus dans l'expédition. L'emballage et le chargement n'incluent pas les services de nettoyage ménager. Si vous le souhaitez, vous pouvez rester sur place et superviser le travail des équipes de déménagement. Si ce n'est pas l'entreprise de déménagement qui se charge de l'emballage, tous vos biens doivent être prêts à être expédiés au plus tard le jour du chargement. Tous les meubles de grande taille devront être démontés avant d'être chargés. Tout ce qui n'est pas déjà emballé et prêt sera emballé par l'entreprise de déménagement et des frais supplémentaires s'appliqueront. Tout article emballé de façon inadéquate sera remballé par l'entreprise de déménagement et des frais supplémentaires pourraient s'appliquer. Il est déconseillé d'inclure les plantes, le vin et les boissons alcoolisées dans les biens à expédier; s'ils sont inclus, ils ne sont pas couverts par l'assurance. Chaque article déménagé sera compté et inscrit sur une liste d'inventaire, que vous aurez l'occasion de vérifier et de signer.

À destination, chaque article sera déchargé et déposé dans la pièce appropriée de votre nouvelle demeure et tout meuble démonté par les déménageurs sera remonté. Il vous incombera de déballer les boîtes une fois qu'elles seront au bon endroit. Vous devrez signer la liste d'inventaire en guise de confirmation que le déménagement s'est bien déroulé.

Demande d'indemnité - Perte ou dommages

Lorsque les choses se déroulent bien, tout est déménagé et déchargé sans dommages. Toutefois, les contraintes auxquelles vos biens sont soumis dans le transport entraînent souvent des dommages. Lorsque vous aurez tout déballé, dressez soigneusement la liste des articles abîmés. Souvent, on croit qu'un objet a été égaré, mais on le trouve dans une autre boîte; donc attendez d'avoir tout déballé avant de signaler la perte d'un objet. Si vous vous êtes occupé de l'emballage, les dommages considérés comme le résultat d'un emballage inadéquat ne seront pas remboursés par la compagnie d'assurance. Vous devrez communiquer toute demande d'indemnité à l'entreprise de déménagement dans un délai raisonnable; il vous revient de vous renseigner sur ce délai auprès de l'entreprise choisie. Vous devrez ensuite remplir un formulaire pour décrire les dégâts et il se pourrait qu'un évaluateur passe chez vous pour déterminer l'étendue des dommages. L'entreprise vous dédommagera selon les modalités prévues par le contrat d'assurance.

Les entreprises de déménagement retenues comme fournisseurs dans le cadre de l'entente de l'ACPAU ont été choisies selon leur aptitude à fournir un service de qualité supérieure et leur motivation à réagir rapidement et équitablement en cas de problème pendant le déménagement. Rappelons toutefois qu'il faut s'attendre à certains désagréments lorsqu'on déménage. Toutes les plaintes ne seront pas nécessairement considérées comme raisonnables et la faute n'incombera pas toujours à l'entreprise de déménagement. Il est normal de s'attendre à ce que l'entreprise de déménagement soit en mesure de fournir une explication, étayée de documents pertinents, en cas de litige et qu'elle réagisse rapidement et avec égard à toute demande de renseignements. Si vous n'êtes pas satisfait, communiquez avec le représentant de l'entreprise avec laquelle vous avez fait affaire. Essayez de voir si vous pouvez obtenir un règlement satisfaisant. Si vous ne parvenez pas à régler le problème avec l'entreprise de déménagement, vous pouvez porter plainte auprès de votre employeur pour qu'il intervienne en votre nom.

Pour obtenir plus d'information, vous pouvez vous adresser à l'administratrice nationale de ces contrats de l'ACPAU :
 

David H. Davidson
CEO
Interuniversity Services Inc
1550 Bedford Highway
Suite 501, Sun Tower
Bedford, NS B4A 1E6
Tél. : 1 902 453-2414
Téléc. : 1 902 453-2369

Vous pouvez également vous adresser au comité des approvisionnements.