Conditions générales des comités permanents

Composition :

Les comités seront formés d’au plus 6 membres ordinaires (c’est-à-dire 4 représentants régionaux, un président et un chargé de liaison avec le conseil d’administration). Jusqu’à 3 autres membres peuvent s’ajouter sur une base annuelle, si les besoins le justifient, par exemple lorsqu’il y a de nouvelles initiatives ou qu’il faut des compétences particulières, et si les fonds disponibles le permettent.

Mandat :

Le premier mandat est d’une durée de 3 ans et il peut être renouvelé une fois (ce qui fait au maximum 6 ans). Par ailleurs, si une personne est appelée à présider un comité au bout de 6 ans à titre de membre, elle pourra siéger pendant 2 ans de plus. On s’attend habituellement à ce que le mandat de présidence commence au cours de la période normale de 6 ans.

Le conseil d’administration peut faire exception à la durée maximale du mandat :

  • s’il est démontré qu’une personne apporte au comité une expertise particulière indispensable qu’il est difficile voire impossible à remplacer; la direction générale présente alors une recommandation dans ce sens après consultation avec le président du comité. Dans de telles circonstances, la personne n’est pas comptée dans le nombre maximum de membres ordinaires, mais plutôt parmi les membres supplémentaires. Le statut de membre de ces personnes est réévalué chaque année par le conseil d’administration

  • s’il est démontré qu’on n’a pu trouver aucun bénévole APRÈS avoir déployé des efforts considérables pour remplacer un membre en fin de mandat. Dans de telles circonstances, la personne voit son mandat renouvelé d’année en année; on demande alors l’aide du conseil d’administration pour trouver un remplaçcant. Si un poste devient vacant au cours de la deuxième année d’un mandat, des bénévoles d’autres régions peuvent être invités à le pourvoir.

Nombre minimal de réunions :

Les comités doivent tenir une réunion ordinaire au moins 3 fois par année, dont une à l’occasion du congrès annuel. Le conseil d’administration rembourse les frais de déplacement pour une réunion en personne par année. Les frais d’autres réunions pourront également être remboursés de façon exceptionnelle, sur approbation de la direction générale, si l’ampleur et la complexité des dossiers à traiter le justifient. Le remboursement des frais associés à des réunions supplémentaires pendant la préparation d’initiatives d’envergure peut également être approuvé par la direction générale, lorsqu’on considère qu’il est plus efficace de tenir des réunions en personne. Il n’y a aucune limite quant au nombre de réunions tenues par téléconférence. Les universités sont invitées à financer les frais de déplacement des membres des comités de l’ACPAU lorsque c’est possible.

Rôles de base des divers comités :

  • Remplir leur mandat spécifique, tel qu’il est défini par chaque comité et approuvé par le conseil d’administration. Le mandat est révisé périodiquement par le conseil d’administration. 

  • Planifier les séances simultanées du congrès, dans le respect des délais prescrits et du thème général défini par le comité de programme du congrès. 

  • Planifier les séminaires précongrès dans les délais prescrits par l’ACPAU. 

  • Stimuler les candidatures au programme de prix de la qualité et de la productivité. 

  • Proposer des sujets d’articles pour la revue Gestion universitaire et des personnalités à interviewer; trouver d’éventuels chroniqueurs. 

  • Participer, à la demande de l’ACPAU, à la définition des besoins de formation et de perfectionnement des universités membres et, ensuite, à la planification des solutions appropriées. 

  • Aider la direction générale à cibler les compétences nécessaires au bon fonctionnement du comité. Proposer des candidats pour former le comité. 

  • Déterminer les dates de réunion du comité au moins 6 mois à l’avance. 

Appui de l’ACPAU :

  • Organiser les téléconférences ayant trait à la planification du congrès et des séminaires précongrès. 

  • Fournir l’appui logistique pour les réunions ordinaires (c.-à-d. prévoir une salle, du café, les repas). 

  • Fournir les services de secrétariat relatifs à l’organisation de la réunion (c.-à-d. aider le président à préparer l’ordre du jour, envoyer l’ordre du jour et la documentation connexe, rédiger le procès-verbal) sauf pour ce qui est des réunions qui se déroulent pendant le congrès. Étant donné le nombre de réunions de comité qui ont alors lieu en même temps, il faut confier à un membre du comité le soin de prendre des notes et de rédiger le procès-verbal. 

  • Fournir un soutien limité pour ce qui est des activités de suivi, si nécessaire et si les ressources disponibles le permettent; on s’attend généralement à ce que les membres du comité s’occupent de tout suivi de nature professionnelle découlant des initiatives du comité, à moins qu’une entente ait été conclue à cet effet au cours d’une réunion. 

  • Fournir aux groupes régionaux les lignes directrices et les profils recherchés lorsqu’on leur demande de proposer des candidats pour représenter leur région aux divers comités de l’ACPAU.

Président du comité :

  • Présenter un rapport écrit au conseil d’administration de l’ACPAU au moins une fois par année, dans lequel il i