Qualité et productivité – base de données

Le Plan budgétaire 2017-18 satisfait les 27 critères de la GFOA (Government Financial Officer Association). Nous avons obtenu l’agrément (Distinguished Budget Presentation Award) de la GFOA. Pour le mériter cet agrément, le document doit répondre à la fois aux critères de qualité d’un document de politique générale, d’un guide d’activités et d’une publication de planification stratégique et budgétaire. Le processus budgétaire devient donc un outil de communication permettant à la haute direction de Polytechnique de diffuser ses objectifs et ses priorités stratégiques. Il démontre également que les ressources humaines et financières dont nous disposons sont utilisées en harmonie avec notre planification stratégique à court et à moyen terme. Cette certification reconnaît l’établissement à Polytechnique Montréal d’un processus financier conforme aux critères d’implantation des meilleures pratiques en gestion des fonds publics en Amérique du Nord.

Un budget structurellement équilibré et durable (BSED) : Cette approche est applicable dans toutes les universités canadiennes. La théorie d'un BSED repose notamment sur des principes, des fondements, des orientations, des objectifs, des normes et des bonnes pratiques pour une planification et une gestion budgétaire performantes des organisations publiques et parapubliques.

Le budget d’un organisme traduit, en termes financiers, sa planification et sa stratégie de mise en œuvre, compte tenu de sa mission et des enjeux sous-jacents; il témoigne de l'organisation, de ses ressources et de ses moyens d'action. Sa préparation constitue l'exercice le plus important sur le plan de l'intégration de la mission, des valeurs partagées et du savoir-faire des dirigeants. Pour une organisation, ce document est donc son gouvernail dans l'action.

Le BSED est un outil de pilotage stratégique et de mobilisation, et c'est en recourant à lui que les organisations peuvent dégager des pistes de performance tout en répondant mieux aux attentes et aux besoins de la clientèle. À cette fin, il est crucial de développer la planification stratégique et de responsabiliser les gestionnaires pour que le processus budgétaire, et plus généralement les actions de gestion qui en découlent, soient viables et efficaces. La dimension stratégique du processus budgétaire est donc absolument fondamentale. Chaque directeur et chaque dirigeant d'un organisme public doit pouvoir y prendre part. Ainsi, dans sa dimension stratégique, l'outil qu'est le BSED module tant l'organisation que la gestion.

Pour satisfaire les critères de la GFOA nous avons mis en place un processus annuel bien défini où le rôle de chaque instances et chaque directions sont bien définis. Avec la mise en place de ces procédures, notre processus budgétaire est devenu beaucoup plus transparent et inclusif. L'arrimage entre le plan stratégique et le plan budgétaire précise les priorités annuelles et interpelle les acteurs et porteurs de ces priorités. De plus les normes GFOA étant évolutives, nous allons y intégrer dès cette année, les actions en soutien aux priorités, et les responsables de ces actions. Des indicateurs, des cibles et un échéancier plus précis feront également partie du document. Nous espérons ainsi que la communauté s'approprie ces actions et ces priorités et comprennent mieux leur rôle et les attentes de la direction face aux actions qui leurs appartiennent.

Avec une orientation claire des objectifs et des actions de la prochaine année, des responsables biens identifiés, et les ressources qui sont rendus disponibles nous sommes convaincus que l'efficience et la productivité de nos équipes seront améliorés. Nous croyons que la diffusion du document budgétaire GFOA permettra à chacun des gestionnaires de se retrouver, de bien préciser les attentes et de transmettrre à leurs équipes des indications claires. Un des objectif de la démarche GFOA est d'améliorer l'efficience globale de l'organisation.

À l'heure actuelle, il n'y a que quatre (4) établissements universitaires qui ont adopté les normes de la GFOA et qui ont obtenu une certification. Il s'agit d'une pratique innovante qui vise à rendre accessible l'ensemble du processus budgétaire universitaire et d'en assurer l'arimage avec son plan stratégique.

La mise en place d'un tel processus demande de la rigueur et de l'ouverture. Nous espérons que nos gestionnaires se sentiront interpellés par notre démarche et s'approprieront les priorités stratégiques de l'institution.

C'est grâce à la détermination de l'éqipe de direction que cette nouvelle façon de faire a été implantée. Nous voulions que les membres de notre Conseil d'administration dispose d'un outil de rétroaction efficace pour maximiser leur contribution et surtout pour les informer de l'avancement des dossiers de développement stratégique. Il s'agit d'une innovation pour le milieu universitaire dont le développement est étroitement lié aux règles budgétaires que le ministère nous impose. Avec cette démarche GFOA on arrive à démontrer que malgré les contraintes du système universitaire québécois, il est possible d'innover et de s'offrir un mécanisme de planification à long terme.