Qualité et productivité – base de données

Titre descriptif du dossier proposé : Planification d’une infrastructure majeure – approche par projet pilote
Année de la candidature 2019
Awarded National prize - Space Management
Nom et titre de l’auteur (des auteurs) de l’idée
Name / Nom Title / Titre
Loretta Cianci Directrice, Direction du développement du campus
Nom de l’établissement : HEC Montréal
Adresse au bureau : 3000, chemin de la Côte-Sainte-Catherine
Montréal H3T 2A7
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Titre
  • Directrice, Direction du développement du campus
Nom
  • Loretta Cianci
Numéros de téléphone 514-340-7144
Adresse électronique : Email caché; Javascript est requis.
Nom (Responsable en chef des services administratifs de l’établissement) Loretta Cianci
Titre (Responsable en chef des services administratifs de l’établissement) Directrice, Direction du développement du campus
Office Address 3000, chemin de la Côte-Sainte-Catherine
Montréal H3T 2A7
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Numéros de téléphone 514-340-7144
Adresse électronique : Email caché; Javascript est requis.
Sommaire

HEC Montréal prévoit la construction d’un nouvel édifice au centre-ville de Montréal pour l'automne 2021.  Pour ce projet, un nouvel environnement de travail, entre autres axé sur le concept des aires ouvertes,  est privilégié par l’École.  Il s’agit d’un changement important pour le personnel par rapport aux installations existantes.  Pour valider ce nouvel environnement ainsi que les processus de travail, les comportements et l’adhésion du personnel, une approche par projet pilote a été proposée et mise en place. 

En 2016, un espace prototype de 525 m2 a été aménagé dans l’un des édifices existants du campus.  Il comprend des espaces variés dont une salle multifonctionnelle, des salles de rencontres, des aires ouvertes, des espaces collaboratifs, de nouveaux aménagements de travail et des technologies innovantes qui sont envisagés  pour le nouvel édifice.

De septembre 2016 à décembre 2018, ce sont plus de 200 employés et étudiants qui ont testé à tour de rôle ce nouvel environnement.  Les participants expérimentent le projet en étant en mode assigné ou en mode de bureau à la carte (hoteling) et ils sont encouragés à exprimer leurs idées, inquiétudes et préoccupations sur leur expérience.

Bénéfices du projet pilote

Cette approche a permis de colliger des centaines d'idées et des statistiques par un sondage post expérience complété par chaque participant.  Ceci a permis de valider et bonifier la planification du nouvel édifice à l’étape de l’élaboration des plans et devis, notamment à :

  • valider des nouvelles normes d’espace – la réduction de la superficie des postes de travail, le nombre et la taille des salles de réunion, etc.;
  • établir une liste des espaces  variés requis pour répondre aux divers besoins du personnel;
  • connaître les préoccupations et redresser les irritants vécus par les participants, par exemple le bruit, les nouvelles technologies, le mobilier flexible;
  • expérimenter les aires ouvertes, favorisant la collaboration entre les participants et une adaptation plus rapide sans rénovations coûteuses;
  • revoir les processus et conditions de travail en fonction des impacts attribuables au nouvel environnement de travail.

Nous sommes heureux de partager cet aménagement d'un projet pilote qui a été une innovation importante pour une planification réussie de ce projet d’infrastructure majeure.   

Une présentation en anglais pourrait être fournie pour le congrès le cas échéant.

 

Critères Please submit one paragraph describing how the proposal fulfills each of the evaluation criteria.
Transférabilité

Une approche par projet pilote avec un accompagnement en cours d'expérience peut s'appliquer à tout changement envisagé par une université, notamment un projet d’infrastructure majeure.   Il permet de tester et de valider différentes solutions permettant d’évaluer l’impact de celles-ci pour l’établissement et son personnel.  Les ajustements nécessaires peuvent alors être planifiés à l’avance procurant une plus grande efficacité lors de la réalisation du projet.

Une équipe en gestion du changement ainsi qu’une équipe de soutien technique ont accompagné les participants dans ce projet afin d’établir une procédure d’accueil et de suivi :

  • Les gestionnaires responsables sont rencontrés préalablement et sont sensibilisés à leur rôle durant l’expérience de même que sur certaines décisions en gestion du changement.
  • Les employés bénéficient d’une séance d’accueil avec une visite des lieux et de formations sur les nouvelles technologies. De plus, ils sont rencontrés une fois par semaine par les équipes de gestion de changement et  de soutien pour récolter leurs commentaires et gérer les difficultés.
  • Un sondage est rempli à la fin de l'expérience par chaque groupe de participants pour mesurer l’ensemble des paramètres (ex : la configuration des locaux, le mobilier, les technologies et l’adaptation aux changements).

En bref, les participants sont pris en charge par des équipes qui les accueillent, les forment et répondent à leurs besoins tout au long de leur expérience, un modèle qui peut se reproduire facilement dans un autre établissement.

 

Impact sur la qualité

Les participants ont noté que ce nouvel environnement offre des bénéfices et améliore la qualité de leur milieu de travail.  Voici quelques résultats du sondage :

•  84,5 % se sentent capable de s'adapter à ce nouvel environnement (139 sur 164 personnes ont répondu plutôt d’accord ou tout à fait d’accord).

•  46,3 % (76/164) ont l’impression de collaborer plus qu’avant ou beaucoup plus qu’avant avec les collègues de leur unité alors que 45,7 % (75/164) disent collaborer autant qu’avant.

•  53 % (87/164) ont l’impression de collaborer plus qu’avant avec les personnes venant d’autres unités alors que 39,6% (65/164) disent collaborer autant qu’avant.

•  74 % (91 sur 123 répondants) considèrent que les espaces auxquels ils ont eu accès convenaient bien à leur type de travail.

La mise en place du projet pilote a clairement permis aux participants d'adhérer à l’environnement de travail qui est proposé par l’École dans son nouvel édifice et qui permettra  une meilleure transition lors du déménagement.  De plus, nous avons recueilli un nombre impressionnant de commentaires, bonifiant la qualité du projet du nouvel édifice en intégrant ceux-ci dans l’élaboration du concept, plans et devis.  Il est plus efficace  de faire ces ajustements en phase de planification plutôt qu’en réalisation ou au cours des premiers mois d’occupation. 

Au final, nous avons un projet de meilleure qualité offrant un incubateur pour l’émergence de projet de collaboration et à moindre coût pour l’établissement.

 

Impact sur la productivité

En conclusion, la mise en place d’un projet pilote dans le cadre de la planification d’un projet pour construire une infrastructure majeure permet aux utilisateurs d’expérimenter et de déterminer à l’avance les impacts de ce projet sur leur processus de travail.  

Cela permet d’effectuer en amont les changements aux différents processus pour pouvoir s’intégrer plus facilement lors du déménagement.  Lorsque possible, les processus peuvent même être ajustés dès maintenant ce qui évitera des changements dans les nouveaux locaux.   La période d'adaptation dans le nouvel édifice sera donc plus courte lorsque le personnel arrive dans le nouvel environnement de travail ce qui résulte en  un gain de productivité significatif pour les employés et l'établissement.

Innovation

Typiquement, un projet de construction débute avec un programme fonctionnel et technique fourni à des professionnels pour élaborer un concept, plans et devis.  La contribution des employés est minime surtout dans le cas d’un modèle d'aménagement existant. 

Dans le cas d’une infrastructure majeure, l'ajout d'un projet pilote à la phase de planification permet de tester différentes solutions dans un environnement réel avant sa construction à grande échelle.   Il permet d’optimiser les normes des espaces, améliorer la qualité de l’environnement et d’avoir l’engagement du personnel.  Il s'agit d'un élément innovant dans la planification d’un projet de construction majeure offrant plusieurs bénéfices au personnel de l'université ainsi qu’à sa clientèle,  ce qui facilitera leur adhésion et leur participation lorsque le projet sera mis en service.

   

Supporting Documents 20190129_CAUBO_projetpilote.pdf