Directives de voyages de l’ACPAU

But

Le but de la présente politique est d’établir des normes cohérentes, raisonnables et responsables pour consigner et contrôler le coût des déplacements d’affaires.

Portée

À moins d’avis contraire, la présente politique concerne le personnel de l’ACPAU, les membres du conseil d’administration, les membres participants et toutes les personnes sous contrat avec l’ACPAU qui engagent, autorisent ou remboursent des dépenses de voyage. Aux fins de la présente politique, le terme « membres » désigne toutes les personnes susmentionnées.

Généralités

Le conseil d’administration a adopté les politiques suivantes sur les déplacements qui sont faits aux frais de l’Association et pour celle-ci. L’ACPAU reconnaît que les personnes qui voyagent pour l’Association donnent de leur précieux temps.

Admissibilité

Les membres du conseil d’administration, de groupes de travail ou de groupes consultatifs ont droit au remboursement des dépenses liées à des réunions officielles de l’ACPAU ou à des réunions auxquelles ils représentent l’ACPAU. D’autres membres et collaborateurs voyageant à la demande ou au nom de l’ACPAU peuvent aussi avoir droit au remboursement de leurs dépenses, avec approbation préalable du directeur général.

Cette politique s’applique aussi aux membres du personnel, y compris les employés contractuels.

Les membres du conseil ont droit au remboursement des frais de déplacement et d’hébergement pour deux réunions par année. Les membres de groupes de travail ou de groupes consultatifs ont droit au remboursement des frais de déplacement et d’hébergement liés à des réunions tenues en personne et auxquelles leur participation avait été demandée. Les frais liés à une réunion tenue lors du congrès annuel ne sont pas remboursés.

Cette politique s’applique aux représentants de l’Association pour tout déplacement supplémentaire effectué au nom de l’Association.

Les dépenses des conjoints ne sont pas remboursées.

Autres considérations

Les membres peuvent présenter leurs demandes directement à l’ACPAU. Ils doivent alors présenter les reçus. Les membres peuvent aussi être remboursés par leur établissement. Dans pareil cas, l’établissement transmettra à l’ACPAU une facture – accompagnée d’une photocopie des pièces justificatives – qui sera payée à l’établissement. Les montants remboursés ne peuvent dépasser ceux qui auraient été remboursés directement en vertu de cette politique.

Lors d’une demande directe, les bordereaux de carte de crédit et les factures d’agences de voyages ne suffisent pas à justifier les dépenses d’hôtel, d’avion ou de train.

Montant remboursé

Les membres admissibles ont droit au remboursement des frais de déplacement (aller-retour) et d’hébergement à l’endroit de la réunion. Normalement, des dépenses peuvent être réclamées pour la ou les journées de la réunion ainsi que pour la veille et le lendemain de la réunion, pourvu que tous les efforts soient consentis pour limiter les frais autant que possible.

Points importants

  • La norme, en matière d’hébergement, est de louer une chambre individuelle. Nous encourageons fortement les membres à utiliser les tarifs hôteliers préférentiels négociés par l’ACPAU, lesquels sont publiés sur le site Web de l’Association.
  • On s’attend des membres qu’ils réservent leur vol au tarif aérien le plus bas approprié à la circonstance (p. ex. soldes de places, prolongation du séjour le samedi soir, billets à des dates qui s’enchaînent). Les membres ne sont toutefois pas obligés de choisir le tarif de base, qui ne permet pas les modifications ou annulations de vol même en payant un supplément. S’il n’y a pas d’aéroport au point de départ, le transfert à l’aéroport le plus proche peut également être remboursé.
  • Nous rembourserons les coûts raisonnables de transport par taxi, autobus et transport en commun, ainsi que le tarif en classe affaires en train.
  • Nous rembourserons l’indemnité quotidienne pour les repas selon les directives du Conseil du Trésor, lorsque les repas ne sont pas fournis par l’hôte d’un congrès, ou lors des déplacements en train ou en avion. Les taux, révisés deux fois par année, sont affichés sur le site Web de l’ACPAU en dollars canadiens et ajustés en fonction du taux de change au comptant + 2,5 % de frais de change pour les cartes de crédit en cas de déplacement à l’étranger. Le taux sera fixé en calculant la moyenne des taux applicables pour le premier et le dernier jour passés hors du pays.
  • Pour chaque tranche de 24 heures de voyage, l’indemnité quotidienne prévoit un montant pour rembourser les dépenses personnelles accessoires au déplacement, à l’hébergement et aux repas (p. ex. bagagiste, blanchisserie). Dans le calcul des indemnités quotidiennes, assurez-vous toutefois de soustraire les frais de minibar, de repas, de cinéma et autres frais similaires de la facture de l’hôtel.
  • À compter du 1er octobre 2019 et jusqu’à nouvel avis, les montants remboursés sont les suivants : déjeuner, 20,35 $; dîner, 20,60 $; souper, 50,55 $; autres frais, 17,30 $.
  • Les boissons alcoolisées ne sont pas remboursées.
  • Lorsque vous réclamez l’usage d’un véhicule personnel, la réclamation doit se limiter aux frais qui auraient autrement été déboursés. Par exemple, le tarif aérien réduit pour Toronto peut être de 350 $, tandis que la location d’une voiture pour se rendre à une réunion à Montréal peut être de 80 $.
  • Du 1er octobre 2019 jusqu’à avis contraire, le taux du kilométrage est de 0,57 $/km.
  • Les frais encourus pour la conversion de sommes raisonnables en devises étrangères et la reconversion des devises non utilisées en monnaie canadienne seront remboursés sur présentation des reçus pour toutes les sources et transactions réclamées. En l’absence de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada s’applique. Le taux sera fixé en calculant la moyenne des taux applicables pour le premier et le dernier jour passés hors du pays.
  • Les dépenses qui découlent du moyen de transport choisi seront remboursées sur présentation des reçus, qui doivent préciser la devise utilisée. Une simple déclaration suffira en l’absence de reçus. Sont compris dans ces dépenses les éléments suivants :
    • les frais de sélection de siège;
    • les frais divers appliqués pour payer des excédents de bagage ou un poids excédentaire (fournir une explication par écrit);
    • les frais de « modification de billet » (fournir une explication par écrit);
    • les frais de transport légitimes et obligatoires qui ont été encourus pendant la période de déplacement et qui n’ont pas été remboursés (p. ex. frais de mouillage, de péage sur les routes ou les ponts, de traversier, ou autres frais liés au transport).

Directives propres aux déplacements à l’étranger

  • Les vols outre-mer en classe « affaires » ne seront PAS remboursés.
  • Lorsque vous voyagez à l’étranger, vous devez prévoir suffisamment de temps pour récupérer du décalage horaire afin de pouvoir participer efficacement à l’événement auquel vous assistez; vous pouvez donc normalement prévoir jusqu’à 3 jours d’hébergement et d’indemnités quotidiennes avant l’événement en tant que tel.
  • Les exceptions seront passées en revue par le directeur général et le secrétaire-trésorier.

De l’information supplémentaire se trouve sous l’onglet « Directives » du formulaire de réclamation de dépenses  ci-dessous

CLIQUEZ PLUS BAS POUR TÉLÉCHARGER LE FORMULAIRE DE RÉCLAMATION DE DÉPENSES ET LES DIRECTIVES DÉTAILÉES

Directives de voyages révisées le – 9 juin 2019