Directives de voyages de l’ACPAU

Généralités

Le conseil d’administration a adopté les politiques suivantes sur les déplacements qui sont faits aux frais de l’Association et pour celle-ci. L’ACPAU reconnaît que les personnes qui voyagent pour l’Association donnent de leur précieux temps.

Admissibilité

Les membres du conseil d’administration, de groupes de travail ou de groupes consultatifs ont droit au remboursement des dépenses liées à des réunions officielles de l’ACPAU ou à des réunions auxquelles ils représentent l’ACPAU. D’autres membres et collaborateurs voyageant à la demande ou au nom de l’ACPAU peuvent aussi avoir droit au remboursement de leurs dépenses, avec approbation préalable du directeur général.

Cette politique s’applique aussi aux membres du personnel, y compris les employés contractuels.

Les membres du conseil ont droit au remboursement des frais de déplacement et d’hébergement pour deux réunions par année. Les membres de groupes de travail ou de groupes consultatifs ont droit au remboursement des frais de déplacement et d’hébergement liés à des réunions tenues en personne et auxquelles leur participation avait été demandée. Les frais liés à une réunion tenue lors du congrès annuel ne sont pas remboursés. Nonobstant cela, les universités sont invitées à payer les frais de déplacement des bénévoles de l’ACPAU lorsqu’il est possible de le faire.

Cette politique s’applique aux représentants de l’Association pour tout déplacement supplémentaire effectué au nom de l’Association.

Les dépenses des conjoints ne sont pas remboursées.

Autres considérations

Les membres peuvent présenter leurs demandes directement à l’ACPAU. Ils doivent alors présenter les reçus. Les membres peuvent aussi être remboursés par leur établissement. Dans pareil cas, l’établissement transmettra à l’ACPAU une facture – accompagnée d’une photocopie des pièces justificatives – qui sera payée à l’établissement. Les montants remboursés ne peuvent dépasser ceux qui auraient été remboursés directement en vertu de cette politique.

Lors d’une demande directe, les bordereaux de carte de crédit et les factures d’agences de voyages ne suffisent pas à justifier les dépenses d’hôtel, d’avion ou de train.

Montant remboursé

Les membres admissibles ont droit au remboursement des frais de déplacement (aller-retour) et d’hébergement à l’endroit de la réunion. Normalement, des dépenses peuvent être réclamées pour la ou les journées de la réunion ainsi que pour la veille et le lendemain de la réunion, pourvu que tous les efforts soient consentis pour limiter les frais autant que possible.

Déplacements au Canada et aux États-Unis

  • La norme, en matière d’hébergement, est de louer une chambre individuelle. Nous encourageons fortement les membres à utiliser les tarifs hôteliers préférentiels négociés par l’ACPAU, lesquels sont publiés sur le site Web de l’Association.
  • Tarif aérien le plus bas approprié à la circonstance, comprenant les soldes de places, la prolongation du séjour le samedi soir et les billets à des dates qui s’enchaînent. S’il n’y a pas d’aéroport au point de départ, le transfert à l’aéroport le plus rapproché peut également être remboursé.
  • Coûts raisonnables de transport par taxi, autobus et services publics ainsi que tarif en première classe en train.
  • Indemnité quotidienne pour les repas selon les directives du Conseil du Trésor, lorsque les repas ne sont pas fournis par l’hôte d’un congrès, ou lors des déplacements en train ou en avion. Les frais remboursés pour un voyage au Canada ou aux É.-U. (en tenant compte du taux de change de chaque pays), à compter du 1er avril 2017 et jusqu’à nouvel avis, sont les suivants : déjeuner, 17,15 $; dîner, 18,05 $; souper, 45,95 $; autres frais, 17,30 $.
  • Pour chaque tranche de 24 heures de voyage où les repas ne sont pas fournis, une indemnité quotidienne de 98,45 $ peut être réclamée.
  • L’indemnité quotidienne de 17,30 $ ci-dessus peut être réclamée pour chaque tranche de 24 heures à l’extérieur de la ville. Ce montant rembourse les menues dépenses (p. ex. bagagistes, blanchisserie) autres que le déplacement, l’hôtel et les repas.
  • Dans le calcul des indemnités quotidiennes, assurez-vous de soustraire les frais de minibar, de repas, de cinéma et autres de la facture de l’hôtel.
  • Lors d’un repas d’affaires, le montant du repas peut être réclamé en présentant le reçu et en fournissant le nom de tous les invités.
  • Lorsque vous réclamez l’usage d’un véhicule personnel, la réclamation doit se limiter aux frais qui auraient autrement été déboursés. Par exemple, le tarif aérien réduit pour Toronto peut être de 350 $, tandis que la location d’une voiture pour se rendre à une réunion à Montréal peut être de 80 $.
  • Les frais encourus pour la conversion de sommes raisonnables en devises étrangères et la reconversion des devises non utilisées en monnaie canadienne seront remboursés sur présentation des reçus pour toutes les sources et transactions réclamées. En l’absence de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada s’applique. Le taux sera fixé en calculant la moyenne des taux applicables pour le premier et le dernier jour passés hors du pays.
  • Les dépenses qui découlent du moyen de transport choisi seront remboursées sur présentation des reçus, qui doivent préciser la devise utilisée. Une simple déclaration suffira en l’absence de reçus. Sont compris dans ces dépenses les éléments suivants :
    • les frais de sélection de siège;
    • les frais divers appliqués pour payer des excédents de bagage ou un poids excédentaire (fournir une explication par écrit);
    • les frais de « modification de billet » (fournir une explication par écrit);
    • les frais de transport légitimes et obligatoires qui ont été encourus pendant la période de déplacement et qui n’ont pas été remboursés (p. ex. frais de mouillage, de péage sur les routes ou les ponts, de traversier, ou autres frais liés au transport).

Directives propres aux déplacements à l’étranger

Les vols outre-mer en classe « affaires » ne seront PAS remboursés. Lorsque vous voyagez à l’étranger, vous devez prévoir suffisamment de temps pour récupérer du décalage horaire afin de pouvoir participer efficacement à l’événement auquel vous assistez; vous pouvez donc normalement prévoir jusqu’à 3 jours d’hébergement et d’indemnités quotidiennes avant l’événement en tant que tel. Les exceptions seront passées en revue par le directeur général et le secrétaire-trésorier.

De l’information supplémentaire se trouve sous l’onglet « Directives » du formulaire de réclamation de dépenses  ci-dessous

CLIQUEZ PLUS BAS POUR TÉLÉCHARGER LE FORMULAIRE DE RÉCLAMATION DE DÉPENSES D’AFFAIRES ET LES DIRECTIVES DÉTAILÉES

Directives de voyages révisées le – 18 janvier 2017