Quality and Productivity Database

Descriptive Title of Proposal: MaTÉLUQ, le portail universitaire des étudiants de la TÉLUQ
Year Submitted 2016
Awarded 3rd prize (Open Category)
Person(s) Responsible for the Idea
Name Title
Martin Noël Directeur général par intérim et directeur des affaires académiques
Sabrina Tremblay Analyste d’affaires et chargée de projet
Amélie Bourgault Coordonnatrice à l’encadrement et pilote du projet
Name of Institution TÉLUQ
Office Address 455, rue du Parvis
Québec, Quebec G1K 9H6
Map It
Telephone: 418-657-2747 x5201
Email Address: Email hidden; Javascript is required.
Name (Senior Administrative Office of the Institution) Louise Boucher
Title (Senior Administrative Office of the Institution) Directrice des services administratifs
Office Address 455, rue du Parvis
Québec, Quebec G1K 9H6
Map It
Telephone: 418-657-2747
Email Address: Email hidden; Javascript is required.
Abstract

La TÉLUQ est une université entièrement à distance qui prône la qualité et l’accessibilité aux études universitaires et, de ce fait, attire des étudiants au parcours non conventionnel qui peuvent ainsi accéder à des études supérieures grâce à la grande flexibilité de son approche, dont l’inscription en continu. Par ailleurs, la TÉLUQ croit qu’il est de sa responsabilité d’offrir à ses étudiants les meilleurs outils pour contribuer à leur réussite. C’est pourquoi elle a récemment développé un nouveau portail universitaire, MaTÉLUQ, qui place l’étudiant au cœur de son cheminement universitaire.

Lancé en septembre 2014, MaTÉLUQ propose une façon novatrice de gérer ses études. En quelques clics, l’étudiant peut accéder à l’ensemble de l’information contenue dans son dossier, incluant : bilan programme, choix de cours, indicateurs de succès et plusieurs outils. Également, MaTÉLUQ permet à l’étudiant de recevoir des messages d’encouragement, des rappels ainsi que des scénarios d’études qui reflètent sa réalité et le motivent à persévérer. Ce suivi personnalisé humanise l’approche et permet de créer un environnement positif d'apprentissage où l’étudiant peut réaliser son projet d’études à son rythme, poser des actions concrètes et être maître d’œuvre de sa formation.  Il est donc au cœur de sa réussite. 

MaTÉLUQ contribue également à accroître l’efficacité organisationnelle, puisqu’il permet au personnel d’encadrement de suivre virtuellement le cheminement des étudiants en temps réel. Ainsi, il peut faire des interventions mieux ciblées. Le personnel de la TÉLUQ constate aussi que la nature des demandes d’information a évolué depuis le lancement du nouveau portail, puisque les étudiants sont mieux informés. Finalement, le virage numérique, rendu possible grâce à la mise en place de MaTÉLUQ, contribue à réduire l’empreinte écologique de la TÉLUQ.

Depuis septembre 2014, MaTÉLUQ est considéré comme étant le campus virtuel consacré à la réussite étudiante.

Criteria Please submit one paragraph describing how the proposal fulfills each of the evaluation criteria.
Transferability

Le concept du portail étudiant MaTÉLUQ pourrait certainement être utilisé, en tout ou en partie, par d’autres établissements d’enseignement. Étant composé de différents modules accessibles par l’étudiant à partir d’une interface Web, chaque établissement aurait le loisir de choisir les modules qu’il souhaite exploiter selon ses besoins. D’ailleurs, MaTÉLUQ a été conçue de façon à permettre l’ajout de nouveaux services ou la bonification des services existants. La grande majorité de l’information disponible sur le site provient de la base de données centrale de la TÉLUQ destinée à la gestion des dossiers des étudiants. Le site permet également d’accéder à deux autres bases de données : une pour les documents administratifs et les travaux des étudiants et l’autre pour le service aux étudiants. Par ailleurs, des rapports Oracle servent à générer certains documents sur demande tels que des relevés de notes en format PDF. Cette approche permet aux étudiants de télécharger les documents en temps réel. Puisque MaTÉLUQ repose sur des normes d’architecture technologique trois tiers, des ajustements portant uniquement sur l’adaptabilité des bases de données seraient à prévoir pour l’établissement acquérant le système. Finalement, l’équipe qui a collaboré au développement du portail pourrait offrir du soutien aux établissements afin qu’ils implantent cet outil avec toute l’information et l’expertise requise.

 

Notons que les étudiants qui choisissent la TÉLUQ comme université d’accueil pour un ou des cours à l’intérieur de leur programme, bénéficient de l’accès à MaTÉLUQ. Ils retournent donc dans leur université d’attache avec une expérience en tant qu’utilisateur de MaTÉLUQ. Cela peut représenter un avantage intéressant pour une université qui désirerait modifier son propre portail étudiant pour se rapprocher de ce qui est offert par la TÉLUQ. Par ailleurs, lors d’un sondage effectué au mois de décembre 2015 auprès des utilisateurs du portail, 42 % des répondants qui ont eu une expérience dans une autre établissement d’enseignement supérieur lors des cinq dernières années, mentionnent que MaTÉLUQ offre un niveau de qualité équivalent aux autres portails et 50 % des répondants affirment que MaTÉLUQ est de qualité supérieure.

Quality Impact

Au moment d’amorcer la refonte du portail étudiant, une consultation a été menée auprès des étudiants de la TÉLUQ afin de cerner leurs besoins et leur degré de satisfaction à l’égard des outils déjà offerts. Les résultats ainsi obtenus ont grandement influencé les orientations et les objectifs qui ont été poursuivis par la suite. Parmi les objectifs retenus, trois sont liés directement à la qualité du service offert à nos étudiants et trois sont davantage liés à l’amélioration des processus de travail à l’interne.
 

Le tableau ci-joint présente les objectifs liés à la qualité des services ainsi que les résultats observés à ce jour. Notons que certaines données ont été recueillies à la suite d’un sondage mené auprès des étudiants utilisateurs de MaTÉLUQ entre le 4 et le 23 décembre 2015. Plus de 750 étudiants ont participé à ce sondage.

 

Objectifs

Résultats et commentaires

1. Offrir à l’étudiant un suivi de son cheminement universitaire reflétant la réalité de sa situation, et ce, de façon dynamique.

  • 95 % des répondants au sondage mentionnent que le portail permet d’obtenir une vue d’ensemble de leur cheminement, passé et à venir.
  • 96 % des répondants affirment mieux connaître les délais et les dates importantes liés à leur cheminement.
  • L’outil de gestion des études est un des éléments les plus appréciés et le plus fréquentés par les utilisateurs de MaTÉLUQ.
  • La grande transparence du portail permet d’accéder facilement, entre autres, aux restrictions dans la poursuite des études s’il y a lieu et ainsi d’offrir un meilleur suivi du dossier.

2. Simplifier et faciliter l’accès à l’information pertinente et faire en sorte qu’elle soit consultée régulièrement par les étudiants.

  • Selon les statistiques de fréquentation du portail :

- Accroissement de 16 % de fréquentation du portail étudiant depuis son lancement en septembre 2014;

- Accroissement de 73 % des consultations à partir d’un mobile et de 7 % à partir d’une tablette. L’ancien portail n’était pas conçu pour être accessible sur ces plateformes.

  • 83 % des répondants au sondage indiquent consulter MaTÉLUQ sur une base régulière, au moins quelques fois par semaine, comparativement à 68 % lors d’une étude effectuée en 2011.
  • 95 % des répondants mentionnent que MaTÉLUQ facilite l’accès à leurs cours.
  • 88 % disent avoir accès plus facilement à l’information recherchée.
  • Plus de 91 % des répondants sont d’avis que les outils offerts sur MaTÉLUQ sont accessibles, conviviaux et donnent une information juste qui permet de répondre à leurs questions.

3. Favoriser la réussite étudiante

  • 82 % des répondants indiquent que MaTÉLUQ contribue à maintenir leur motivation aux études et à atteindre leurs objectifs.
  • 89 % sont d’avis que MaTÉLUQ facilite leur parcours universitaire et fournit les outils nécessaires à la gestion de leurs études.
  • Parmi les répercussions sur la gestion de leurs études identifiées par les étudiants, voici les principales :
  • Meilleure organisation = 47 %
  • Facilité d’accès à l’information = 34 %
  • Motivation aux études = 16 %
  • Les cas d’exclusion liée à la durée des études au premier cycle ont diminué  de près de 25 %.

 

La TÉLUQ a bon espoir de pouvoir effectuer une corrélation entre le déploiement de MaTÉLUQ et l’amélioration de la réussite et de la persévérance de ses étudiants. Avec son cheminement individualisé, la pertinence de l’information disponible et sa simplicité d’accès, MaTÉLUQ ne peut qu’être bénéfique pour les étudiants. Tout a été pensé afin de faciliter leur démarche de formation à distance.

Productivity Impact

MaTÉLUQ a été élaboré de manière à accroître l’efficacité organisationnelle en plus de la qualité du service aux étudiants. En effet, le nouveau portail permet au personnel d’encadrement de suivre virtuellement le cheminement des étudiants en temps réel. Ainsi, il peut faire des interventions mieux ciblées, comme des  suivis personnalisés, des propositions de cours en lien avec le cheminement de l’étudiant ou mises en garde pour les restrictions d’étude. Nous constatons également, depuis la mise en place de MaTÉLUQ, que la nature des demandes d’information a évolué : étant mieux informés des possibilités qui leur sont offertes, les étudiants posent désormais des questions moins générales et davantage liées à leur réussite universitaire. Par ailleurs, le virage numérique contribue à réduire l’empreinte écologique de la TÉLUQ. Une diminution considérable du nombre d’impressions papier s’observe chaque trimestre et l’information est désormais disponible en temps réel et non plus en fonction du courrier postal. Cela représente une réelle valeur ajoutée tant pour les étudiants que pour l’organisation.

 

Le tableau ci-joint présente les objectifs liés à la productivité organisationnelle ainsi que les résultats observés après une année de mise en place.

 

Objectifs

Résultats et commentaires

4. Diminuer le nombre d’appels au Service aux étudiants ainsi qu’aux coordonnateurs à l’encadrement pour des demandes d’information déjà disponible à partir du portail.

  • Pour la même période l’année dernière, le nombre de demandes d’information est proportionnellement équivalent, compte tenu de l’accroissement de la clientèle. Toutefois, on remarque un changement dans le type d’information demandée. Les étudiants sont mieux informés et leurs questions sont plus précises.
  • Nous constatons une diminution des questions portant sur les abandons de cours maintenant que tout est accessible en ligne. Il y a aussi moins de questions portant sur les dates de début et de fin de cours puisque les étudiants ont une meilleure connaissance des délais dans leurs cours.
  • Plusieurs appels concernent les nouvelles informations maintenant disponibles comme les conditions d’admission et le cheminement dans le programme.

5. En lien avec le développement durable, réduire le nombre d’envois postaux et bonifier les services en ligne.

  • Voici les nouveaux services en ligne offerts à nos étudiants ainsi que les services qui ont été regroupés et qui sont maintenant accessibles via MaTÉLUQ :

- inscription à des cours

- modification de renseignements personnels

- lettre de confirmation d’étude

- accès aux documents administratifs sous forme numérique

- restriction dans la poursuite des études

- relevé de notes

- gestion des cours favoris en vue des inscriptions futures

- dépôt des travaux notés

- demande de report de date d’examen et de date de fin de cours

  • Avec la valorisation de l’inscription en ligne, il y a 8 % de moins de demandes d’inscription qui sont rejetées et qui nécessitent une intervention manuelle par la suite.
  • Auparavant, 45 000 relevés de notes (non officiels) étaient expédiés chaque année. Les étudiants y ont maintenant accès en ligne. S’ils souhaitent une version imprimée, ils doivent en faire la demande. Dans la dernière année, moins de 10 relevés de notes (non officiels) ont été expédiés ce qui représente une économie annuelle de plus de 100 000 $.
  • Grâce aux relevés de notes officiels en ligne, les demandes traitées manuellement ont également été réduites de 45 %.
  • 62 % des demandes de changement d’adresse ont été effectuées en ligne, ce qui réduit considérablement les saisies manuelles.
  • Avec la bonification des services en lignes, non seulement l’étudiant a accès à plus de services, mais la TÉLUQ a réussi  à réduire son plan d’effectif de deux postes de bureau réguliers. Cela représente une économie annuelle de plus de 100 000 $.

6. Effectuer une mise à jour technologique des applications du portail en fonction de la nouvelle architecture technologique du Service des technologies de l’information.

  • La mise à jour des applications suite à l’implantation de MaTÉLUQ permet aux étudiants d’avoir accès à des applications récentes et efficaces.
  • L’information disponible sur le portail est mise à jour plus fréquemment grâce à la mise en place d’une routine cyclique hebdomadaire. Cette routine assure un meilleur suivi du contenu des mises à jour et une meilleure qualité de l’information transmise.
  • Les demandes de maintenance pour les applications liées au portail sont ainsi réduites.
Innovation

Le développement de MaTÉLUQ est le fruit d’un important travail de consultation ayant pour objectif de contribuer davantage à la réussite des étudiants formés à distance en leur donnant plus d’emprise sur la gestion de leurs études. La conception et le développement du portail ont été basés sur des indicateurs de succès liés à la réussite étudiante afin de s’assurer que celui-ci soit axé sur le cheminement universitaire et le suivi des étudiants. De plus, l’ergonomie, la présentation de l’information et le design ont été proposés par une firme spécialisée dans le développement de solution numérique interactive. Ainsi, la TÉLUQ s’assurait de présenter une information à la fois cohérente, attrayante et de manière unique. À cet effet, 77 % des répondants du sondage mené en décembre dernier mentionnent que MaTÉLUQ fait preuve d’innovation. Les principaux éléments innovateurs identifiés par les étudiants concernent l’ergonomie et la présentation du portail à 48 % et la présence d’outils de soutien pédagogique à 36 % (rappels personnalisés, indicateur de moyenne cumulative, dépôt des travaux notés, etc.).

 

Il existe plusieurs portails qui offrent un suivi à l’étudiant, mais ils n’ont pour objet que ses cours. Aucun portail, à notre connaissance, n’est axé sur le cheminement de l’étudiant à l’intérieur de son programme d’études. De plus, MaTÉLUQ est le seul à regrouper, à la même adresse, tous les outils nécessaires à l’étudiant pour la gestion de ses études. Que ce soit l’inscription en ligne, l’accès à ses sites de cours, aux transactions administratives, au dépôt de ses travaux, tout y est pour faciliter la démarche de l’étudiant qui, ne l’oublions pas, étudie entièrement à distance. De plus, le portail a été adapté à l’hypermobilité des étudiants puisqu’il est accessible à partir d’appareils mobiles.

 

Mentionnons que MaTÉLUQ a été finaliste au concours des OCTAS 2015 présenté par le Réseau Action TI dans la catégorie Solution Web. Cette catégorie vise à reconnaître une organisation, privée ou publique, qui se démarque de façon significative par l'intégration des technologies Web pour optimiser ses processus transactionnels avec ses clients, fournisseurs ou partenaires et ainsi accroître sa productivité. Dans ce même concours, MaTÉLUQ a également été finaliste pour le prix Coup de cœur, qui était décerné à la suite du vote du public parmi tous les projets déposés.

 

Finalement, aucun projet soumis au Programme de prix de la qualité et de la productivité dans les cinq dernières années ne se compare à ce que la TÉLUQ propose à ses étudiants. La revitalisation du site Web de l’Université Dalhousie en 2011 comporte certaines similitudes dans ses mécanismes de mise en place. Toutefois, la clientèle, les objectifs visés et le contenu du site diffèrent complètement. Il est important de se rappeler que MaTÉLUQ est un portail interactif, qui évolue en fonction des choix de l’étudiant, de ses résultats et de son cheminement et ce, dans un contexte de formation entièrement à distance.