Quality and Productivity Database

Descriptive Title of Proposal: Distinguished Budget Presentation Award
Year Submitted 2018
Awarded Honourable Mention Ex-aequo
Person(s) Responsible for the Idea
Name / Nom Title / Titre
Élaine Godbout Vice-rectrice adjointe
Name of Institution Université de Sherbrooke
Office Address 2500, Boul. de l'Université
SHERBROOKE J1K 2R1
Map It
Telephone: 8198218281
Email Address: Email hidden; Javascript is required.
Name (Senior Administrative Office of the Institution) Elaine Godbout
Title (Senior Administrative Office of the Institution) Vice-rectrice adjointe
Office Address 2500, Boul de l'Université
Sherbrooke J1K 2R1
Map It
Telephone: 8198218281
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Abstract

Pour une troisième année consécutive, l’Université de Sherbrooke a obtenu un Distinguished Budget Presentation Award de la part de la Government Finance Officers Association (GFOA). ll s’agit d’une reconnaissance très prestigieuse pour son approche budgétaire et financière qui s’inspire des meilleures pratiques répertoriées et implantées dans plus de 1 612 organismes publics canadiens et américains. Cette troisième reconnaissance consolide un cycle d’implantation de cette méthode rigoureuse qui livrera tous ses fruits alors que s’amorce le vaste chantier du renouvellement de la planification stratégique à l’Université de Sherbrooke.

Appliquée au contexte universitaire québécois et canadien, cette approche comporte 27 critères qui permettent d’illustrer la cohésion entre la planification stratégique et le processus budgétaire annuel. Le document budgétaire va désormais bien au-delà des traditionnelles colonnes de revenus et de dépenses. Il comporte notamment une description de la structure financière de l’organisation ainsi qu’une présentation des principales politiques et processus administratifs. Rédigé dans un langage accessible et intégrant les résultats des grands exercices de planification stratégique et budgétaire, le document est largement diffusé et devient un guide d’action et de référence ainsi qu’un outil de communication interne et externe stratégique.

La reconnaissance GFOA est une grande source de motivation et de fierté pour toutes les ressources impliquées dans la préparation et le suivi du budget. L’approche favorise la compréhension des processus budgétaire et stratégique et contribue à la fluidité des collaborations entre les parties prenantes internes et externes. La préparation du document budgétaire s’étale sur plusieurs mois et mobilise une équipe qui regroupe les responsables financiers de l’Université et des unités administratives, des personnes pour la rédaction et la vérification des textes, une ressource en graphisme et une gestionnaire de projet.

Criteria Please submit one paragraph describing how the proposal fulfills each of the evaluation criteria.
Transferability

L’adoption de l’approche GFOA représente un travail colossal. Pour y arriver, les équipes de l’Université de Sherbrooke l’ont découpé en trois phases qui facilitent leur intégration aux processus internes. Répartie sur trois exercices financiers, cette méthode est facilement transférable dans d’autres institutions universitaires.

Ainsi, la première année, le document budgétaire a intégré les critères les plus faciles qui existaient déjà sous une autre forme : organigramme, processus budgétaire, sommaire des effectifs, etc.

La deuxième phase, la plus exigeante, a abordé des critères demandant plus de rédactions ou de travaux : description des méthodes d’établissement du budget, budget pour les autres fonds que le fonctionnement, changement au niveau de la structure et de la présentation du document budgétaire, graphisme plus élaboré, etc.

Finalement, la troisième année du processus a permis de finaliser l’intégration des autres critères, d’améliorer certains éléments déjà intégrés, l’ajout d’indicateurs, l’amélioration du lien avec la planification stratégique et le programme de gestion des risques, etc.

L’appui de la direction de l’Université et du conseil d’administration est un critère essentiel au succès de l’adoption de la méthode GFOA.

La préparation du document budgétaire mobilise de nombreuses ressources, tant au Service des finances que dans les unités administratives et à la direction de l’Université. Il s’agit désormais d’un exercice collectif qui comporte beaucoup de travail de rédaction, d’édition, de vérification. Le calendrier de production doit être respecté avec beaucoup de rigueur. Tous les acteurs apprécient cependant le résultat.

L’obtention de la certification rend le travail beaucoup plus facile par la suite.

Quality Impact

La certification GFOA souligne la transparence et la rigueur de la gestion universitaire. En plus de galvaniser les meilleures pratiques et la cohésion interne, elle contribue à établir un nouveau dialogue avec la société et le gouvernement après des années de critiques et de compressions budgétaires. C’est donc à la fois un renforcement positif de l’excellence des processus internes et un témoignage de qualité à l’externe.

La collégialité du processus budgétaire se trouve également valorisée et renforcée par l’engagement de toutes les instances internes.

L’approche permet en outre un étalonnage (benchmarking) par rapport à d’autres organisations universitaires ou autres. La reconnaissance par une prestigieuse organisation internationale et indépendante constitue une source de crédibilité supplémentaire.

Productivity Impact

L’investissement en ressources humaines et en temps pour implanter l’approche GFOA a eu un impact palpable sur la productivité en général et celle du processus budgétaire en particulier.

Grâce au leadership de la direction et du conseil d’administration, la collaboration de toutes les unités a été rapidement acquise. La compréhension du processus et, surtout, de l’intégration des grands exercices de planification et de gestion s’en est trouvée grandement améliorée. Guide de référence et d’action, le document budgétaire est fréquemment consulté. Certains éléments de son contenu sont diffusés sur d’autres plateformes de communication de l’Université.

Engagées actuellement dans le renouvellement du plan d’action stratégique, les équipes de l’Université de Sherbrooke entrevoient de plus un grain majeur à long terme avec le renforcement réciproque des processus budgétaires et de planification stratégique tant la compréhension de la nécessaire intégration de ces deux exercices est maintenant répandue.

Innovation

Outre l’intégration en un seul document des principaux exercices de planification et de gestion de l’organisation, l’innovation est remarquable au plan budgétaire.

Le document comporte un budget pour chaque fonds (fonctionnement, fonctionnement avec restrictions, immobilisations) ainsi qu’une description des grandes catégories de revenus et de dépenses. On présente en outre les méthodes de prévisions financières à long terme, d’estimations des ressources, les hypothèses budgétaires, les indicateurs de performance, la politique de gestion de la dette, etc.

Le document budgétaire est désormais accessible en entier sur le site de l’Université par souci de transparence et de rayonnement.  

Supporting Documents