Du 15 au 17 juin, participez au premier congrès virtuel de l’ACPAU!

Le congrès 2021 de l’ACPAU sera entièrement virtuel

Le congrès de l’ACPAU 2021, qui se tiendra du 15 au 17 juin, sera une magnifique occasion de perfectionnement professionnel et de réseautage!

Nous nous affairons pour vous concocter une édition virtuelle mémorable.

Et rassurez-vous : même en virtuel, vous y trouverez comme chaque année une vraie mine de contenu dynamique, pertinent et éclairant. Vous aurez aussi de nombreuses occasions d’échanger avec vos pairs et de rencontrer de nouveaux collègues d’un océan à l’autre.

La plateforme choisie vous permettra d’échanger de façon simple et chaleureuse avec vos collègues, en privé et en petits groupes. Vous pourrez aussi interagir en temps réel (clavardage ou vidéo) avec les conférenciers et commanditaires, et accéder à toutes les séances, que ce soit en direct ou en visionnant des enregistrements de qualité. Plus qu’un événement en ligne, ce sera une expérience immersive.

Nous vous communiquerons bientôt les détails entourant la programmation. D’ici là, prenez soin de vous! Nous avons déjà bien hâte de vous faire profiter directement de notre congrès 2021, où que vous soyez.

Nouveau rapport pour les membres de l’ACPAU – Optimiser les processus administratifs grâce à l’automatisation robotisée des processus

Aujourd’hui plus que jamais, les administrateurs du milieu de l’enseignement supérieur cherchent à gagner en efficacité et se demandent comment faire plus avec moins.

Pour aider les membres à cet égard, l’ACPAU a commandé un rapport qui décrit comment l’automatisation robotisée des processus (ARP) peut servir à optimiser les processus administratifs. Les auteurs du rapport proposent un cadre de travail adapté spécifiquement au milieu de l’enseignement supérieur pour cibler et prioriser ce qui se prête à l’automatisation; le rapport présente également des exemples pratiques et bien concrets d’application de l’ARP.

Quelques points saillants du rapport :

  • Regard du réseau international Deloitte sur les processus d’ARP dans l’enseignement supérieur pour illustrer l’effet positif de l’automatisation des processus dans ce secteur
  • Pratiques courantes permettant de cibler et de prioriser les possibilités d’automatisation, y compris les facteurs à considérer, les objectifs d’automatisation et la façon de tirer parti du cadre de travail proposé
  • Six études de cas pertinentes sur l’automatisation, ainsi que des exemples de recours à l’automatisation facilement applicables, et des leçons tirées des projets antérieurs
  • Conseils pratiques extraits de sources internes et externes sur le sujet de l’automatisation

Le rapport est un document de réflexion dont le but est de faire naître des idées et d’encourager la discussion tout en mettant en lumière les différents facteurs dont doivent tenir compte les établissements d’enseignement sur le chemin de l’automatisation.

Le 30 septembre, les membres pourront assister à un webinaire animé par deux experts de Deloitte – David Sloane (administrateur, consultation, leader national, robotisation des services financiers) et Mike Rosenblood (administrateur, consultation) – brosseront un tableau complet du cadre de travail ainsi que des méthodes et des facteurs à considérer pour cerner et prioriser les occasions d’automatisation pour ensuite les mener à bien. David Dittaro, directeur des applications organisationnelles à la University of Alberta, et Lee Ha Lewis, directrice de la comptabilité de la recherche à la University of Calgary, donneront des conseils pratiques et feront part de leur propre expérience en matière d’application de l’ARP dans leur établissement. Détails du webinaire et modalités d’inscription à venir bientôt au www.caubo.ca.

Cliquez ici pour consulter le rapport.

Cadre guidant l’adoption d’une approche statistique pour les tests de conformité

À l’heure actuelle, vérifiez-vous la totalité des dépenses imputées à une subvention de recherche? Si c’est le cas, saviez-vous que selon le nouveau Guide d’administration financière des trois organismes subventionnaires, les établissements peuvent désormais tenir compte de l’importance relative et des risques dans leurs tests de conformité?

Afin d’alléger le fardeau administratif des établissements membres quant à la vérification de la conformité, l’ACPAU a mandaté KPMG pour concevoir un cadre de travail permettant aux établissements de définir une approche statistique pour la surveillance de la conformité, qui tiendrait compte de leur contexte particulier de manière à compléter la nouvelle structure de contrôle financier adoptée par les trois organismes.

Les membres peuvent accéder au cadre en ligne.

Ce rapport fait partie de la gamme de ressources créée par l’ACPAU pour accompagner ses membres dans leur transition vers le nouveau Guide. Étant fondé sur des principes, ce dernier favorise l’efficacité, allège le fardeau administratif et donne aux établissements administrateurs ainsi qu’aux titulaires d’une subvention une plus grande souplesse pour s’acquitter de leurs responsabilités et assurer une utilisation appropriée des fonds de subvention.

Un webinaire sur ce sujet a eu lieu le 9 juillet. Les membres étaient invités à écouter des représentants des trois organismes ainsi que trois experts de KPMG : Bailey Church (associé), Sana Malik (gestionnaire principale) et Hassan Jan (gestionnaire). Ils ont détaillé les méthodes d’échantillonnage applicables aux établissements, de même que les méthodologies et facteurs à considérer pour déterminer les seuils d’importance relative. Ils ont aussi proposé des études de cas illustrant la mise en application du cadre. Vous pourrez bientôt acheter l’enregistrement du webinaire. Détails à venir au cours des prochaines semaines.

Avis important sur les modifications appliquées au dédouanement – Gestion des cotisations et des recettes de l’ASFC

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) travaille à modifier plusieurs procédures d’importation de biens, et tous les importateurs de marchandises commerciales au Canada, dont les universités, seront directement touchés.

Le projet de gestion des cotisations et des recettes de l’ASFC (GCRA) est une initiative pluriannuelle qui transformera la perception des droits et des taxes des marchandises importées. De plus amples renseignements se trouvent à l’adresse https://www.cbsa-asfc.gc.ca/prog/carm-gcra/menu-fra.html. Ce projet devrait s’échelonner sur une période de 12 à 14 mois. La mise en œuvre de la version 1, qui était prévue pour l’automne 2020, sera retardée en raison de la pandémie de COVID-19. Le calendrier de mise en œuvre sera ajouté une fois que la pandémie sera terminée et que les activités de l’ASFC reprendront leur cours normal.

La version 1 de la GCRA introduira des fonctionnalités de base au portail client de la GCRA, comme la gestion du traitement des paiements assortie d’échéanciers, l’outil de classement des tarifs douaniers, la gestion des données sur les tarifs douaniers, la fonctionnalité de gestion des cas pour les décisions en matière de douanes, ainsi que les rapports financiers.

La version 2 de la GCRA consistera à enregistrer et à inscrire tous les clients de l’ASFC, dont les universités. D’autres fonctionnalités seront offertes sur le portail client.

Comment cela se traduit-il pour les universités canadiennes?

Procédure type actuelle

Procédure prévue dans le cadre de la GCRA

  • L’université fait appel à un courtier en douanes pour obtenir la mainlevée des importations ainsi qu’en produire la déclaration et la comptabilité.
  • L’université fait appel à un courtier en douanes pour obtenir la mainlevée des importations ainsi qu’en produire la déclaration et la comptabilité.
  • Le courtier dépose une garantie (caution) qui couvre les droits, taxes et pénalités des marchandises de l’université afin de se voir accorder la mainlevée douanière sur ces dernières.
  • L’université dépose une garantie (caution) qui couvre les droits, taxes et pénalités de ses marchandises afin de se voir accorder la mainlevée douanière sur ces dernières.
  • L’université approuve la déclaration en détail définitive avant de la déposer.
  • L’université approuve la déclaration en détail définitive avant de la déposer.
  • Le courtier accède au relevé de compte de l’université par l’intermédiaire du portail client de l’ASFC et compare les entrées au dossier.
  • L’université accède à son relevé de compte par l’intermédiaire du portail client de l’ASFC et compare les entrées au dossier.
  • Le courtier règle le relevé de compte mensuel à l’ASFC par l’intermédiaire du portail client de l’ASFC.
  • L’université règle le relevé de compte mensuel à l’ASFC par l’intermédiaire du portail client de l’ASFC.
  • Le courtier remet à l’université les documents de déclaration en détail et les données de la déclaration d’importation.
  • Le courtier remet à l’université les documents de déclaration en détail et les données de la déclaration d’importation.
  • Le courtier facture à l’université les transactions autorisées (droits, taxes, frais de courtage et autres frais accessoires).
  • Le courtier facture à l’université les frais de courtage et les autres frais accessoires.
  • L’université examine les documents et données d’importation et paie le courtier.
  • L’université examine les documents et données d’importation et paie le courtier.
  • S’il y a lieu, l’université demande des modifications ou des corrections (rectificatifs ou remboursements) aux entrées.
  • S’il y a lieu, l’université demande des modifications ou des corrections (rectificatifs ou remboursements) aux entrées.
  • L’université répartit les coûts d’importation dans son organisation.
  • L’université répartit les coûts d’importation dans son organisation.
NOTE: Il est probable que ces procédures changent selon les exigences définitives du programme et les fonctionnalités du portail. Le non-respect de ces exigences pourrait entraîner des retards d’autorisation, des pertes et d’éventuelles pénalités pour l’université.

Cautionnement

Consenti aux importateurs qui ont fourni une garantie (ce qui est d’ailleurs une exigence de l’ASFC), le privilège de mainlevée avant le paiement permet de différer le paiement des droits et taxes. Cette garantie est habituellement déposée par l’entremise d’une société de cautionnement sous la forme d’une caution.

Dans le cadre de la GCRA, les importateurs commerciaux (les universités) doivent déposer leur propre garantie, établissant leur responsabilité financière quant aux dettes envers l’ASFC. Le cautionnement obligatoire entrera en vigueur à la version 2 du projet de GCRA; les universités ne pourront donc plus faire appel au courtier pour garantir la mainlevée des expéditions.

Il appartiendra aux universités de gérer le montant déposé en garantie pour la mainlevée avant le paiement.

À cet égard, l’ASFC a fourni de l’information pour effectuer le calcul de la garantie financière :

  • Le montant déposé en caution pour la mainlevée avant le paiement se basera sur le compte débiteur le plus élevé enregistré au cours des 12 mois précédents, TPS incluse.
  • Pour qu’une caution soit exigée, le compte débiteur doit totaliser au moins 25 000 $.
  • Les comptes débiteurs dont les montants sont supérieurs à 25 000 $ requièrent une caution de 50 % du montant total du compte débiteur.
  • Le coût annuel estimé d’une caution est de 4 $ par tranche de 1 000 $ du montant du compte débiteur.

Paiement

L’université sera chargée d’effectuer le paiement au moyen des fonctionnalités d’échange de données informatisé ou de transfert électronique de fonds du portail client de l’ASFC. Pour l’instant, il n’est pas clair si les universités pourront accorder à leur courtier en douanes l’accès aux paiements de leur compte.

Si votre université n’a pas déposé de garantie, elle ne sera pas autorisée à obtenir une mainlevée avant le paiement sur des expéditions lorsque la version 2 sera mise en œuvre. Elle devra donc s’acquitter des droits et des taxes avant d’obtenir la mainlevée douanière.

Il est primordial de discuter de ces changements avec votre courtier dès que possible. Il devrait être en mesure de répondre à vos questions et de vous communiquer de l’information, à la fois sur les exigences relatives aux garanties pour obtenir la mainlevée douanière et sur l’utilisation du portail client de l’ASFC.

Rédigé par Ray Williamson, directeur, Douane et logistique, Services d’approvisionnement, Western University

Annulation du congrès de l’ACPAU 2020

Congrès 2020 de l’ACPAU: Annulation du bloc de chambres de l’ACPAU à l’hôtel Westin Harbour Castle

Comme nous vous l’avons annoncé il y a quelques jours, le congrès 2020 de l’ACPAU a été annulé en raison de la pandémie mondiale qui sévit actuellement. Nous voulons vous informer par la présente que l’hôtel Westin Harbour Castle annulera toutes les réservations associées au bloc de chambres de l’ACPAU. Ainsi, si vous aviez réservé une chambre dans ce bloc, votre réservation sera automatiquement annulée d’ici la fin de la journée aujourd’hui.

En revanche, si vous aviez réservé une chambre dans un autre hôtel de Toronto, il est de votre responsabilité d’annuler votre réservation.

Le congrès 2021 de l’ACPAU aura lieu à Montréal (Québec) du 30 mai au 1er juin 2021, et c’est l’Université McGill qui en sera l’hôte. Nous espérons vous y retrouver.

D’ici là, restez en santé!


Congrès de l’ACPAU 2020 et COVID-19 : mise à jour

Chers membres, commanditaires et conférenciers,

Compte tenu des nombreuses mesures sanitaires mises en place par les universités et les gouvernements à l’égard des déplacements et de la tenue d’événements pour limiter la propagation de la COVID-19, le conseil d’administration de l’ACPAU a décidé d’annuler le congrès 2020 de l’ACPAU qui devait avoir lieu à Toronto. Nous entrerons bientôt en contact avec les personnes inscrites et les commanditaires pour procéder aux remboursements.

Merci de votre patience et de votre compréhension.

Équipe de l’ACPAU

 

Information sur la COVID-19 à l’intention du secteur de l’enseignement supérieur

Information sur la COVID-19 (maladie à coronavirus) à l’intention du secteur de l’enseignement supérieur

La COVID-19 (maladie à coronavirus) est un problème de santé mondial. À l’heure actuelle, l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) estime que le virus représente une grave menace. Le risque pour les Canadiens est considéré comme élevé.

La pandémie entraîne des défis uniques pour les administrateurs du milieu de l’enseignement supérieur. Le présent document d’information est mis à jour à mesure que la situation évolue.

Objectif de cette page

Les universités canadiennes jouent un rôle clé pour aider les étudiants, le personnel et la communauté en général dans le contexte de la COVID-19. L’information qui suit vous aidera à y parvenir et à prévenir la propagation de la COVID-19 au sein de votre établissement.

Ressources pour les membres

Ces sites mis à jour régulièrement fournissent de l’information sur la COVID-19 et le milieu de l’enseignement supérieur :

À l’heure où les campus s’apprêtent à rouvrir, les ressources suivantes pourront être utiles aux administrateurs en les orientant dans leurs stratégies de réouverture ainsi qu’en les exposant à quelques questions importantes :

Perfectionnement professionnel

L’ACPAU a récemment tenu un webinaire dont l’enregistrement est accessible gratuitement pour les établissements membres. On y décrit des pratiques qui ont germé dans les établissements en plus d’examiner divers scénarios de réouverture, cadres de planification, principes directeurs, exemples concrets de mesures d’éloignement physique, contenus de communication, et protocoles concernant l’embauche.

La firme Higher Education Strategy Associates (HESA) organise une série de webinaires hebdomadaires les vendredis à 13 h (HE) pour échanger sur les démarches liées à la COVID-19 dans le milieu de l’enseignement supérieur au Canada. Cliquez sur le lien suivant pour écouter les enregistrements (en anglais seulement) :

La NACUBO présentera une série de webinaires gratuits pour appuyer les administrateurs dans leurs interventions face aux bouleversements qu’occasionne la pandémie sur les activités universitaires et collégiales. Cliquez sur le lien suivant pour accéder à ces webinaires (notez qu’ils seront en anglais seulement) :

L’APPA a organisé une rencontre virtuelle pour discuter de la situation financière des établissements postsecondaires et partager des pratiques émergentes en réponse à la COVID-19. Cliquez sur le lien suivant pour voir la séance (en anglais seulement) :

Préparation et intervention des membres de l’ACPAU

Le Conseil des universités de l’Ontario (CUO) a compilé une liste de ressources pour aider la communauté universitaire à être mieux informée, et donc mieux outillée pour intervenir face à la pandémie.

De plus, certaines universités membres de l’ACPAU ont conçu des pages Web pour informer les membres de leur communauté et les tenir au courant des mesures prises pour limiter la propagation de la COVID-19 et pour rouvrir les campus.

Avisez-nous

Avisez-nous si votre établissement a élaboré une politique ou une procédure face à la COVID-19 et souhaite souligner les mesures prises.

Nouveau Partenariat entre l’ACPAU ET HR Metrics Service

NOUVEAU PARTENARIAT ENTRE L’ACPAU ET HR METRICS SERVICE

L’ACPAU sait que ses membres ont besoin de données probantes pour appuyer la prise de décisions au sein de leurs établissements.

C’est pour cette raison que nous sommes ravis de vous annoncer que nous avons signé un accord avec HR Metrics Service (HRMS) afin d’offrir un service d’analyse comparative de haute qualité dans le domaine des ressources humaines. HRMS est une entreprise privée de prestation de services d’analyse comparative d’envergure nationale qui sert 65 clients provenant de divers secteurs, dont plusieurs universités canadiennes. Les universités participantes indiquent qu’elles sont fort satisfaites des services, du contenu et de la qualité des rapports reçus; elles recommandent les services de HRMS à leurs collègues du secteur.


S’abonner aux services de HRMS a été un excellent investissement pour notre université. Nous avons commencé avec un petit nombre de mesures, puis augmenté graduellement jusqu’à en suivre 45 aujourd’hui! Ces indicateurs sont très utiles pour nos rapports internes, et sont notamment intégrés au rapport de gestion et au rapport du conseil d’administration.

– Stephen Dodge (Memorial University)


Ce nouveau partenariat contribuera à établir des indicateurs nationaux quant aux RH ainsi qu’à guider les décisions des membres de l’ACPAU grâce à des données fiables.

Principaux avantages pour les membres de l’ACPAU

Les membres de l’ACPAU faisant appel aux services d’analyse comparative de HRMS recevront :

  • Des analyses de données sectorielles et des rapports sur les tendances, fournis par un consultant externe avec l’appui de l’ACPAU;
  • Un encadrement pour être en mesure d’utiliser efficacement les informations et les données probantes dégagées;
  • Des frais de participation différenciés pour les membres de l’ACPAU, selon la taille de l’établissement.

Calendrier du partenariat entre HRMS et l’ACPAU

  • Dès maintenant : Les universités sont invitées à s’inscrire auprès de HRMS pour commencer à mesurer les données de leur établissement à l’aide des indicateurs de leur choix.
  • Dans les prochains mois : L’ACPAU coordonnera la création d’un comité directeur et d’un groupe de travail qui orienteront et diffuseront une vision collective sur l’analyse comparative et la mesure des RH dans le secteur canadien de l’enseignement supérieur.
  • Au cours de la prochaine année : Nous retiendrons les services d’un consultant indépendant pour dresser une analyse et des tendances sectorielles et offrir de l’encadrement aux membres afin que leur participation se révèle la plus constructive possible.

Le service est actuellement offert en anglais seulement. La prestation de services bilingues sera possible à mesure que d’autres universités s’inscriront auprès de HRMS.

À propos de HR Metrics Service

HRMS offre actuellement à ses clients de s’évaluer et de se comparer à d’autres organisations au moyen de plus de 150 indicateurs comparatifs. Parmi eux, on compte six indicateurs fondamentaux généralement utilisés :

  • Roulement – volontaire ou involontaire
  • Roulement à la première année
  • Pourcentage de griefs formulés par l’effectif syndiqué (à l’étude)
  • Proportion de l’effectif permanent
  • Âge moyen
  • Ancienneté moyenne

De nombreux indicateurs propres au domaine universitaire se sont ajoutés au cours des dernières années. On peut accéder à la liste complète ici (en anglais seulement).

Pour voir la liste des universités actuellement inscrites, consultez le www.hrmetricsservice.org/participants (en anglais seulement).

Pour en savoir plus sur ce service, veuillez communiquer directement avec HRMS à l’adresse support@hrmetricsservice.org, au numéro sans frais 1-855-323-6530, ou en vous inscrivant en ligne au www.hrmetricsservice.org/signup.

Les frais de participation sont payables à HRMS. L’analyse des tendances et l’encadrement professionnel font quant à eux partie des services offerts aux membres institutionnels en règle de l’ACPAU.

Nous espérons que les membres de l’ACPAU profiteront de cette occasion ciblée d’améliorer leurs données en RH et leur capacité décisionnelle. Pour toute question à propos de ce partenariat, veuillez communiquer avec Elizabeth Taylor à etaylor@caubo.ca.